Як уникнути поширеної помилки у використанні GTD®

цей матеріал також доступний російською

Більшість новачків у GTD® мають одну спільну рису: вони глибоко засвоюють концепцію очищення розуму; розуміють, навіщо зберігати ідеї у зовнішній системі, але деколи роблять це в неправильний спосіб. Що я маю на увазі – якщо ви принаймні колись створювали списки задач та думок для подальшого з’ясування, то напевне помічали, що навіть у випадках, коли люди спонтанно виписують ряд речей у нотатки, то на виході це будуть 5 найважливіших справ у поточний момент часу. Методологія GTD® розвиває цей метод та стверджує: вилучіть усе із голови. Дотримуючись цього підходу, дуже скоро у вас набереться довжелезний список справ, які, вірогідно, слід з’ясувати, але цей список лякає вас самим своїм виглядом.

Якщо так відбувається – ні в якому разі не варто панікувати. Я гадаю, що при застосуванні GTD® люди найбільше страждають від неточності. Новачок починає складати неточні списки, які далі перетворюються на 50, 60 чи 70 так званих “проектів”, що не містять необхідних деталей і тому не мають великого практичного значення. Подібні ситуації нікому не подобаються і сильно турбують. Закінчується все тим, що вам стає боязно заглядати в такі списки, адже в них мало конкретики – записи, типу: “Мама”, ”Реорганізація”, ”Штани”. Подібні записи скоріше схожі на нагадування, аніж на конкретні кроки та проекти.

За той довгий період, що я практикую GTD®, в будь-який момент часу у мене було не менше 70-и проектів. Вони завжди є і цей факт мене взагалі не турбує. Одні проекти закінсуються, на їх місці з’являються нові – в такому темпі я і живу. Утім існує значна різниця між моїм списком проектів, аналогічними списками проектів новачків GTD® та списками справ решти людей – мої записи завжди містять чітко сформульовані бажані результати. Завдяки цьому я завжди розумію, навіщо мені виконувати той чи інший проект та легко визначаю наступні дії. Таким чином я маю систему звітності про стан актуальних справ замість скупчення неясних речей з категорій “мені було б слід”, “я маю”, “треба буде це обдумати” тощо. Саме цим відрізняється звичайний невпорядкований список від GTD® списку. Більшість людей гадає, що вони складають GTD® списки, однак насправді вони лише створюють величезні списки без усілякої організованості. Відсутність ясності дуже дратує і в результаті будь-хто не хоче заглядати у такі списки.

Якщо ви припиняєте шодня перевіряти свій список наступних дій, то через деякий час ви перестанете хотіти робити тижневий огляд. Подібний варіант яскраво свідчить про те, що ви випали з колії та більше не дотримуєтесь принципів GTD®. Методологія допомогла вам на етапі очищення розуму, але в результаті почався повний безлад, що змушує вас відчувати провину та невпевненість. Якщо вам знайомі ці ознаки, то будьте певні – ви не один. Багато людей надихаються книгою Девіда Аллена та зарядившись оптимізмом починають імплементувати GTD®, вилучаючи геть усі думки з голови, але без якісного роз’яснення цих думок усе завжди закінчується невдало. Хочете впевнитись, що у вас все гаразд? Виберіть що-небудь з вашого списку проектів та дайте відповідь на питання: чи потрібно цю річ з’ясувати повторно або вона досить ясна і зрозуміла? Нагромадження неконкретних та розмитих речей відбиває бажання дивитись у списки, робити щоденні та щотижневі огляди і як наслідок – дотримуватись GTD® загалом. Варто розуміти, що повторне з’ясування речей у списках – завжди стрес і перешкода у будь-яких системах керування справами.

Наведу кілька прикладів, як робити правильно. Замість запису “Мама” має бути проект “Вечірка на мамин день народження” з наступною дією по цьому проекту – “Подзвонити сестрі”. Запис
“Реорганізація” слід замінити на проект з назвою “Запропонувати реорганізацію на оцінку виконавчому комітету” з наступною дією “Обговорити з Біллом аутсорс IT”. Замість “Штани” варто створити задачу у контекстному списку “Поїздки” – “Віднести штани в хімчистку, по дорозі мимо торгівельного центру”. Коли ви таким чином фіксуєте задачі для себе у майбутньому, ви інакше до них ставитесь. У вас з’являється можливість працювати із чіткими цілями та уникати зайвих енергозатратних спроб розібратись у власних записах. У зв`язку з цим я би порекомендував приділити увагу не лише очищенню розуму (що також безумовно важливо), але й переконуватись, чи достатньо чітко ви обробляєте ваші справи та думки. Бажано, аби хто завгодно міг би виконати задачу із ваших списків без додаткової уточнювальної інформації.

В інакшому випадку не до кінця з’ясовані деталі різних задач починають накопичуватись та заплутувати усю систему організації. Кожного разу, заглядаючи в список, ви знову і знову вимушені обдумувати ці деталі, що врешті решт призводить до колапсу системи GTD®. Старі звички керування справами перешкоджають якісно освоїти методологію та осягнути сенс GTD® – прояснюйте думку один раз на самому початку та більше ніколи до неї не повертайтесь. Сподіваюсь, ці поради допоможуть вам роз’яснити складні моменти і надихнуть передивитись деякі списки, щоб з’ясувати, де ви були неточні. Коли з’являється відчуття, що заплутуєтесь, рідше заглядаєте у списки та перестаєте виконувати щотижневі огляди – замисліться про вміст цих списків та що з ними не так. Можливо, ваші проекти та наступні дії більше нагадують абстрактні нотатки чи нагадування? Пам’ятайте, що дану проблему варто вирішувати (і в глибині душі ви самі це чудово розумієте). Саме час усе владнати!

по матеріалах відео, опублікованого на каналі Next Action Associates

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®. Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою