Як ПЗ для спільної роботи компанії, в якій ви працюєте, співвідноситься з GTD®?

Програмне забезпечення для спільної роботи, таке як Slack, G Suite, Microsoft Teams користується великим попитом, в той час як компанії намагаються впоратися із запитами на поліпшення командної роботи, управління інформацією та продуктивність. У цій статті представлені кілька ключових питань, які допоможуть вам зрозуміти, як різні елементи командного ПЗ можуть оптимально взаємодіяти з вашою надійною системою GTD® для особистої продуктивності, посилюючи вплив обох.

Методологія Getting Things Done® допомагає незліченній кількості зайнятих людей отримати розуміння бажаних результатів, зробити їх конкретними і видимими, дотримуватися відповідальності та виконувати необхідні справи. ПЗ для спільної роботи покликане сприяти цим самим цілям для команд. На жаль, часто воно створює колективну видимість їх досягнення ціною великих витрат для всіх учасників. Люди намагаються знайти і оновити розрізнену інформацію, що знаходиться на окремих сторінках, у файлах і стрічках повідомлень. Більш того, ця інформація зрідка буває зрозумілою настільки, щоб бути використаною для досягнення результатів і розуміння наступних дій, рекомендованих GTD®.

За підсумком необхідно зрозуміти, як особиста система GTD® може допомогти підтримувати чіткий фокус в епоху “змін цифрового клімату”, коли організації все частіше переміщують потік інформації з інбоксів імейлу до інструментів групового ПЗ.

Наступні питання, зображені на інфографіці нижче, допоможуть зрозуміти, як на практиці зібрати разом шматочки:

Чи оптимально підходить система для зберігання ваших списків і/або календарних записів?

Якщо це так, то командне ПЗ може стати частиною або всією вашою системою GTD®. Пам’ятайте, що краще мати якнайменше місць, де шукати відповідь на питання: “Що там далі у моєму календарі?” або “На чому наступному я маю сфокусуватися?”, так само як і проводити тижневий огляд як ключову GTD® практику.

Якщо ж командне ПЗ не задовольняє всі ваші потреби системи особистої продуктивності, подумайте, скільки повторень ви можете витримати і де пролягає межа між вашою особистою системою і груповим ПЗ. Наприклад, можливості Бітрікс24 можуть відображати деякі або всі проекти з вашого списку.

Чи надсилають люди інформацію, яка потенційно вимагає від вас дій і якої ніде більше немає?

Якщо це так, то, за термінологією GTD®, групове ПЗ може бути вашим інбоксом. Вам потрібно регулярно перевіряти його для збору необроблених вхідних і створювати чіткі результати і наступні дії у своїй системі. Ви можете обробляти цю інформацію безпосередньо з групової системи в свою або, можливо, ви надасте перевагу проміжній ланці (наприклад, відправити собі імейл або написати нотатку і помістити її в свій фізичний інбокс).

Чи берете ви участь у зустрічах і розмовах, внаслідок яких виникають наступні дії або проекти для вас або інших?

Знову ж таки, якщо це так, то це ваш інбокс. Робіть позначки або виділяйте зобов’язання, які передбачають дії, на кожній зустрічі, потім зробіть зрозумілим  кінцевий результат і наступні дії у своїй системі. І знову, ви можете обробляти цю інформацію безпосередньо з групової системи в свою або, можливо, ви надасте перевагу проміжній ланці (наприклад, відправити собі імейл або написати нотатку і помістити її у свій фізичний інбокс).

Чи містить система інформацію, необхідну для завершення однієї або декількох наступних дій, що містяться у вашому списку?

Якщо це так, то вона містить інформацію, яка підтримує ваші дії. Ви можете зробити посилання на цю інформацію для наступної дії, яку ви визначили в одному зі своїх контекстних списків, подібно до того як ви це робите з проектами.

Чи надає команда або команди, до яких ви належите, інформацію для спільного користування по конкретних проектах?

Якщо так, система містить інформацію для підтримки ваших проектів. Вам потрібно дати посилання на цю інформацію в результатах, які ви визначили в своєму списку проектів. Це можна зробити через інтеграцію або просто вставити посилання чи зробити нотатку (“дивитися таку папку на Dropbox”).

Чи робите ви структуровані запити до інших через систему?

Якщо так, то система відображає інформацію для підтримки вашого листа очікування. Ви можете послатися на цю інформацію в пункті листа очікування, так само як робите це для підтримки проектів або наступних дій.

Чи містить система інформацію, що стосується ваших дій, прив’язаних до часу?

Якщо так, то це ваш календар. Ви можете захотіти знайти спосіб об’єднати або інтегрувати його з іншими своїми календарями. Буде чудово, якщо ви матимете якомога менше місць, де дивитися, яка наступна подія, і проводити там тижневий огляд.

Чи проводите ви регулярні збори, для яких вам хотілося б мати ситуативні питання для обговорення?

Якщо ви дійсно проводите зустрічі в командній системі, ці зустрічі можуть супроводжуватися складанням питань до обговорення у вашій системі GTD®. Збирайте там теми, які хочете обговорити, коли вони з’являються, а не намагайтеся брейнштормити просто перед початком зустрічі. Так само, як ми вже говорили, всі наступні дії, які з’являються внаслідок зустрічі, повинні бути якомога швидше занесені у вашу GTD® систему у вигляді зрозумілих результатів і наступних дій.

Чи надають люди загальну інформацію для спільного користування, яка потрібна час від часу?

Якщо так, то, за термінологією GTD®, це довідкова інформація. Вона не прив’язана до конкретного проекту або дії, але може бути корисна за потреби. Домовтеся, як інформація маркується і зберігається, і це збереже ваш час, витрачений на пошуки необхідної інформації.

Маючи краще уявлення, як співвідносяться між собою частини вашої особистої системи GTD® і командного ПЗ, яке використовується в організації, ви зможете зрозуміти, як ці дві системи можуть функціонувати найбільш оптимально, і що більш важливо, як ви можете осмислено застосовувати їх для більшої продуктивності.

Переклад оригінальної статті. Автор: Роберт Пік, Next Action Associates

Цей матеріал також доступний російською.