Девід Аллен

Як керівнику продуктивно взаємодіяти зі своїм асистентом?

З огляду на наявний досвід спільної роботи, вподобання в стилі роботи та індивідуальні риси особистостей з обох сторін, кожна взаємодія керівника і асистента буде унікальною. Проте, мета залишається єдиною — ефективне і продуктивне використання часу один одного. Поділюся з вами трьома базовими принципами, які допоможуть цієї мети досягти.

Першим фактором продуктивної роботи з будь-ким, і особливо з асистентом, є чітко визначений і стабільно підтримуваний порядок взаємодії. Незалежно від того, наскільки хороший і надійний ваш асистент, має бути по-справжньому чітко визначено, за ким із вас — вами чи ним/нею — виконання наступної дії у конкретному питанні, на чиєму боці м’яч. Приклад одного з найбільших джерел фрустрації — це нестача бездоганної ясності, асистент чи бос виконує наступну дію для організації поїздки. “Але я думав, що ти зробиш це!”. Знайомо? Підтримка особистої самоорганізації керівника стає особливо важливою, коли поруч є людина, що залежить від вашої комунікації, і якій ви можете переадресувати завдання. Кожен раз переконуйтеся, що будь-яка комунікація з будь-якого питання, проекту або завдання закінчується дуже конкретним запитанням: який наступний крок і хто це робить?

Набагато легше управляти взаємодією, коли комунікації відбуваються на папері, електронною або голосовою поштою. Зберігання вхідних повідомлень може стати кошмаром, якщо ви їх не контролюєте. Однак якщо ви обробляєте їх належним чином, це дозволяє комунікації відбуватися без присутності іншої людини і у вашому власному ритмі. До того ж фізичний або електронний носій інформації служить тригером або нагадуванням про необхідні дії. В цьому разі у вас є можливість вивантажувати інформацію, ставити питання і переадресовувати проекти або завдання одразу, щойно вони у вас з’явилися. Чим вищий рівень вашого віртуального спілкування, тим більш продуктивними будете і ви, і асистент.  

Другий принцип, який дозволяє поліпшити основні недоліки офісної продуктивності — це можливість працювати безперервно. Якщо бос безладно перериває асистента за будь-якої потреби або спалої думки, асистент витрачає вдвічі більше часу на завершення задачі, а його увага стає фрагментарною, що в підсумку не найкращим чином позначається на психіці. Переривання співробітників може мати місце у виняткових випадках, коли негайна комунікація дійсно необхідна. Якщо ви надасте їм таку можливість, вони будуть робити набагато більше за менший час. Коли у вас виникне питання для особистого обговорення, запишіть його в порядок денний або в список для щоденної або щотижневої зустрічі. Такі зустрічі потрібні, щоб зберігати взаємодію чіткою, вирішувати чутливі питання і перебудовуватися відповідно до змін у загальній стратегії. 

Третій фактор — припиніть використовувати асистентів для сортування вхідної пошти та дзвінків, за винятком хіба що таких простих, як “потрібен підпис”. У скромній спробі підвищити продуктивність асистентові доводиться розглядати, оцінювати і намагатися організувати вхідні, а в підсумку керівник в будь-якому разі хоче або повинен робити той самий аналіз, оцінку та організацію, коли все потрапляє до нього. Керівник повинен сам уміти обробляти вхідні, щоб потім не розбирати чужі комбінації того, що потрібно прочитати, переглянути, передзвонити. Якщо ваш асистент вміє і знає, як читати, аналізувати і поводитися із вхідними, не звертаючись до вас — вам фантастично пощастило. І в цьому разі ви напевно захочете максимізувати його здатність і повноваження робити це. Але якщо керівник все одно повинен за цим наглядати, візьміть вхідні на себе, не дублюйте зусилля. Зрозуміло, цьому є виключення. Наприклад, якщо дзвінків, за якими потрібен зворотній зв’язок, занадто багато, асистент може впорядкувати їх у категорії “Дзвінки клієнтам”, “Внутрішні дзвінки”, “Особисті дзвінки”.

Цікаво, що чим більше доброзичливий керівник до асистента в професійному плані, тим більше він використовує його для управління проектами замість простої секретарської роботи. Чим більше керівник здатен керувати власною простою, рутинною комунікацією, тим більше він може задіяти помічника для задач вищого рівня і тим самим зменшити тиск своїх зобов’язань. Якщо ви досі друкуєте двома пальцями і в цілому не надто підковані у комп’ютерній грамоті, підвищення швидкості набору, знання клавіатури та основ ПО значно поліпшать комунікацію і спільну продуктивність у вашій команді. Якщо ж ви мобільні і використовуєте нові технології, переконайтеся, що ваш асистент рівною мірою дружить з комп’ютерами і технологіями.

І наостанок, найочевидніший і водночас найбільш ігнорований спосіб з’ясувати, як найкраще взаємодіяти з вашим асистентом, — це запитати у нього. Влаштуйте спеціальну зустріч з єдиною метою — переглянути умови вашої взаємодії — і просто запитайте: що з того, що ми робимо, реально працює? Що ми робимо, що не працює настільки добре, як могло би? Як ми можемо поліпшити це? Що ми робимо, чого взагалі не повинні робити? Регулярно переглядайте процес вашої співпраці, оскільки умови змінюються, і те, що працювало вчора, сьогодні може бути вже застарілим і неефективним.

І якщо ви дійсно хочете мати хорошого асистента і взаємодіяти з ним найкращим чином, покажіть йому або їй, наскільки вони потрібні й цінні. Особливо, коли їм це знати зовсім необов’язково.

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®. Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою