Тайм-менеджмент – в чем реальная проблема?

этот материал также доступен на украинском

Вы не способны управлять временем. Время вообще не поддаётся контролю. Вы не можете потерять пять минут и взамен получить четыре или шесть. Относительно чего в тайм-менеджменте мы так сильно заблуждаемся? Тайм-менеджмент на самом деле заключается в управлении своими действиями в течении времени, а не самим временем. Однако при этом проще считать, что управлять нужно именно временем, а не своими действиями. Проще объявить время врагом и оправдываться собственной важностью (Мне нужно сделать так много важных дел), чем честно признать: “Я не выполняю свои обязательства”.

Тайм-менеджемент на самом деле – управление обязательствами.

В конце каждого дня, ваши ощущения о том, что вы делали (и чего вы не делали) пропорциональны тому, насколько по вашему мнению вам удалось сдержать обещания, данные самому себе. Вы делали то, что обещали себе делать? Вы выполнили то, что по вашему мнению должно было быть выполнено? Время можно считать потраченным впустую только в том случае, когда вы занимаетесь не тем, чем по вашему мнению должны были бы заниматься. Сон – это не трата времени, если вы уверены, что надо поспать. Прогулка вместо составления нового стратегического плана не является тратой времени до тех пор, пока вы считаете, что в данный момент лучше всего прогуляться. Проблемы начинаются тогда, когда вы не выполняете вещей, которые обещали себе выполнить.

Главное качество хорошего лидера – это способность брать на себя риск. Поскольку эта черта требует здорового самообладания, с повышением уровня взятой ответственности становится все более важным, чтобы вы доверяли самому себе. А веру в себя прежде всего подрывает нарушение данных себе же обещаний. Когда вы не выполняете свои обязательства перед другими людьми – коллегами, друзьями, партнёрами – способность заручиться их поддержкой автоматически уменьшается. Однако больше всего от нарушенных договорённостей страдаете именно вы. Ничто так не выбивает из колеи, как несоблюдение договорённостей с самим собой.

Многие руководители, вероятно, считают себя заслуживающими доверия людьми. Но управление договорённостями – гораздо более сложный и тонкий процесс, чем принято думать. Чтобы действительно всё прояснить, для начала вы должны чётко осознавать какими обязательствами владеете – и мало кому это удаётся.

Самый просто пример договорённости – встреча в определённом месте в определённое время. Самая сложная и неочевидная договорённость – это делать со своей жизнью именно то, что вы считаете нужным (достигаете ли вы целей, придерживаетесь ли своих ценностей?). И ещё множество типов договорённостей находятся где-то посередине. Активные люди имеют от 40 и до 100 проектов, и “проект” в этом контексте – что-то, чего они хотят достичь и это требует более одного активного действия (купить новую машину, нанять ассистента, устроить семейный отпуск, запустить новую линейку товаров, реструктурировать отдел и т.д.). Эти проекты относятся к 10-15 ключевым направлениям, за которые они ответственны на своей работе (стратегическое планирование, управление активами, развитие персонала, связь с директорами и т.п.) и в личной жизни (здоровье, взаимоотношения, карьера, финансы и пр.). Также прибавьте сюда обязанность определения миссии и видения для компании и воплощение всех коротко- и долгосрочных стратегий для их реализации. Более того, этих вещей нельзя добиться так сходу – все они представляют собой итоговые результаты, для достижения которых нужны действия. А количество следующих действий – писем, которые нужно написать; звонков, которые нужно сделать; документов, которые стоит оформить; предложений, которые нужно осмыслить – часто исчисляется сотнями.

Все эти обязательства должны быть вплетены в широко разрекламированную практику “расстановки приоритетов”. Если же какой-либо из этих горизонтов “работы” не был должным образом зафиксирован, прояснен, организован и просмотрен, то так или иначе вы будете чувствовать неуверенность в собственном поведении.

Поскольку эта огромная сложность само-менеджмента собой была скрыта и замаскирована концепцией “тайм-менеджмента”, распространённые инструменты и методы по развитию этой способности были разработаны совершенно неправильно. Если бы время было единственной проблемой, с которой нужно совладать, вам бы хватало часов и ежедневника (и немного эффективности) для решения всех своих вопросов. Процесс управления обязательствами низвелся до простого составления to-do листов на день. Однако с момента изобретения первого телефона списки дел перестали быть столь полезными. Попытки свести управление всей сложностью окружающего мира в котором мы оперируем на разных уровнях фокуса и ответственности к банальной “ABC” категоризации в рамках списка задач чаще приводят к фрустрации, нежели прибавляют ощущения свободы.

Действительно лучшие практики само-менеджмента для продуктивных людей должны включать в себя тщательное фиксирование и прояснение любых обязательств – малых, крупных, личных и рабочих – и их встраивание в организованную систему. И помимо очевидных результатов верхних уровней, которые должны быть определены и которые нужно периодически просматривать (миссия, цели, ценности, видение, стратегии), с не меньшей точностью следует определять и отслеживать большое количество проектов и действий, необходимых для доведения дел до конца – все они должны находиться в определённых рамках, чтобы обеспечить оптимальный баланс в жизни и работе. Если вы чувствуете себя хорошо занимаясь тем, чем занимаетесь, это означает, что вам не менее хорошо известно, чем вы сейчас не занимаетесь – и это отлично. Значит, вы неплохо справляетесь с управлением делами. Время оставить тайм-менеджмент позади.

Перевод оригинальной статьи Дэвида Аллена “Time Management – What’s the Real Issue?”