Продуктивність – результат керування увагою, а не часом

цей матеріал також доступний російською

Кілька років тому під час брейку на майстер-класі з лідерства до мене підійшов один з учасників – менеджер на ім’я Майкл, який поділився зі мною своєю історією. Босс порадив йому бути більш продуктивним, тож Майкл вирішив  проаналізувати, як він розпоряджається власним часом. В результаті він зменшив кількість необов’язкових зустрічей, але не зміг позбавитись жодної з задач, записаних у календарі. Він не знав, яким чином їх можна виконувати більш ефективно.

“Це може прозвучати як жарт, але я абсолютно серйозно,” – зізнавався Майкл – “Єдина ідея, що спала на думку для економії часу – це пити менше води, аби рідше ходити до вбиральні.”

На сьогоднішній день головною повісткою у прогресивній частині суспільства є підвищення продуктивності. Саме тому ми охоче читаємо книжки про те, як привести справи до ладу та мріємо про 4-годинні робочі тижні. Ми прагнемо якомога більше встигати і пишаємось власною зайнятістю. Основний шлях до виконання задач, як прийнято вважати – це тайм менеджмент. Поширена думка, що ключем до максимальної продуктивності є саме тайм-менеджмент.

Однак після двох десятиліть вивчення явища продуктивності, я переконався, що тайм менеджмент не є рішенням – насправді це частина проблеми.

Впродовж майже усієї моєї кар’єри найчастіше я отримую питання: “Як встигати більше?” Інколи люди запитують, бо знають, що я спеціаліст з організаційної психології та експерт з продуктивності. Більше того, часто виникають ситуації, коли хтось читає мої статті New York Times або мою книгу “Deep Work: The Secret to Achieving Peak Productivity” і в них складається враження, що я багато встигаю.

Якщо чесно, я не вважаю себе дуже продуктивним. Я постійно не встигаю виконати усі поставлені задачі , тож не мав відповіді на це питання. Під час розмови з Майклом до мене дійшло: продуктивність не тотожна тайм-менеджменту. У добі обмежена кількість годин і фокусування на тайм-менеджменті лише зайвий раз нагадує як багато часу ми марнуємо.

Більш раціональним варіантом є аттеншн – менеджмент (керування увагою): першочергово приділяйте увагу необхідним людям та проектам і не важливо, як багато часу це потребує.

Аттеншн-менеджмент – це мистецтво концентруватись на потрібних речах з важливих причин; вирішувати справи там, де потрібно і тоді, коли це потрібно.

Чому ми відволікаємось?

Згідно генерального правила тайм-менеджменту, вам необхідно встановити конкретний дедлайн, до якого ви плануєте виконати задачу. Я вирішив застосувати цей спосіб, щоб написати цю статтю. Встановивши бажаний обсяг – 1200 слів – я почав писати статтю о 8-й ранку, плануючи завершити об 11-й. Виділивши три години на виконання роботи, я мав змогу писати у зручному для себе темпі – близько 6 слів на хвилину. Однак протягом наступних 6 хвилин після початку я не написав жодного слова, витріщаючись на блимаючий курсор. Далі я погуглив, на честь чого курсор був названий. Потім я замислився, яка швидко я друкую і  склав тест на швидкість друкування. Результат мене не задовольнив, тож я пройшов ще раз… і ще раз…

Я засмутився через свій темп роботи, тому змінив тактику на аттеншн-менеджмент. Е. Б. Уайт писав: “Щоранку я прокидаюсь, розриваючись між бажанням покращити світ та бажанням ним насолоджуватись.” Але у своїх дослідженнях я з’ясував, що продуктивні люди не страждають від такої дилеми. Вони виконують обидва бажання водночас, приділяючи увагу і суспільно важливим проектам, і тим, шо цікаві особисто їм.

Початково я волів дописати цю статтю якомога швидше, але зрештою задумався, чому взагалі вирішив її написати. Я мав змогу вивчити щось нове в процесі написання і я нарешті зміг би посилатись на конкретне джерело у відповідь на питання щодо продуктивності. Такий матеріал міг би дійсно стати у нагоді зацікавленим в темі. Під час цих роздумів я почав пригадувати конкретних людей, що можуть це прочитати. І тут я згадав про Майкла. Бум.

Часто проблеми з продуктивністю пов’язані не із нестачею ефективності, а з нестачею мотивації. Продуктивність не має бути самоціллю і лише тоді позитивна, коли кінцевий результат того вартий. Якщо продуктивність є вашою метою, для досягнення поставлених задач знадобиться неабияка сила волі. Коли ж ви звернете увагу на причини, з яких ви в захваті від певного проекту і хто від цього виграє, ви обов’язково втягнетесь у роботу. У вас виникне невимущена мотивація.

Як не відволікатись, не турбуючись про час?

Аттеншн-менеджмент також передбачає вибір місця, де ви виконуєте свої задачі. Я виріс у Мічигані і після того як повернувся додому навчатись у магістратурі, я намагався переконати свою подругу вступити у той самий університет.

“Тут надто похмуро й холодно” – сказала вона мені після свого зимового візиту. Згодом подруга поїхала навчатись у сонячний Стенфорд. Наступна мічиганська зима була найхолоднішою та найсуворішою на моїй пам’яті, але я ще ніколи в житті не був настільки продуктивним. Не було чим зайнятись, окрім роботи!

Достатньо переконливими здаються результати досліджень Джулії Лі (зараз у Мічигані), які свідчать, що погана погода сприяє підвищенню продуктивності, оскільки ми менше думаємо про дозвілля на вулиці та свіжому повітрі. Вчені з’ясували, що у дощові дні співробітники Японського банку швидше виконували транзакції, а в Америці люди ефективніше виправляли помилки у текстах. Дізнавшись про це, я свідомо запланував написати цю статтю на наступний день після бурану, аби вулиця за вікном ні в якому разі не здалась мені привабливою.

Моїм улюбленим блоком аттеншн-менеджменту є з’ясування обставини коли. Наша продуктивність знижується, коли ми мусимо виконувати нецікаві завдання. Роками я намагався віднайти спосіб ефективно справлятись із нудними задачами і припустив один варіант: нецікаві справи ліпше вирішувати одразу після цікавих, коли лишається запал і мотивація від виконання цікавої роботи. Трохи згодом я зі своєю колегою Чінхе Сін провели дослід у корейському торговому центрі та впевнились у протилежному – коли співробітники отримували дуже цікаве завдання, потім вони ще гірше долали нудні задачі.

Вірогідною причиною цього може бути так зване явище “залишкова увага”: ви подумки постійно повертаєтесь до захопливого завдання, збиваючи концентрацію з менш цікавого. Наступний експеримент ставили над жителями з США – група учасників повинна була дивитись смішні або цікаві відео, а потім – проходити примітивне опитування на тему переглянутого. В результаті були виявлені “ефекти контрасту”: після приємного перегляду відео задача з проходження опитування здавалась ще більш нестерпною ніж зазвичай. Приблизно так само кислий суп здається ще гидкішим на фоні смачного десерту. Тому коли ви намагаєтесь подолати набридливе завдання, перед чим зробіть щось відносно приємне, а найцікавішу задачу збережіть на десерт. Аттеншн-менеджмент не про час, а про вчасність.

Творчим особистостям та менеджерам

Я підозрюю, що ви хочете бути не лише бути продуктивними, але і креативними.

Головна перепона полягає у тому, що продуктивний та креативний режими потребують цілком протилежних стилів управління увагою. Продуктивність забезпечується шляхом посилення фільтрів, які допомагають відкидати усі зайві непотрібні речі. Креативність же, навпаки – живиться випадковими думками.

Як отримати максимальну користь із обох цих парадигм? У своїй книзі “When ” Ден  Пінк описує, як можна визначити оптимальний час для продуктивної (аналітичної) або креативної роботи згідно циркадних ритмів. Якщо ви жайворонок, вам ліпше виконувати усі аналітичні задачі зранку, знаходячись на максимумі своєї зосередженості; рутинні завдання ближче до обіду; і всі креативні думки варто лишити на вечір – час, коли ви більш схильні до нелінійного мислення. Якщо ж ви сова, то вам буде краще займатись творчими проектами зранку та вдень; аналітичну ж роботу оптимальніше відкласти на вечір, коли розум буде максимально ясним та сприйнятливим. Не можна сказати, що ці поради відносяться до тайм-менеджменту, так як вам може знадобитись той самий обсяг часу, що і планувався до перескладання розкладу. Насправді це аттеншн-менеджмент: ви впорядковуєте справи так, як вам найбільш комфортно і послідовно їх вирішуєте.

Коли заходить мова про правильну послідовність виконання задач у рамках аттеншн-менеджменту, варто складати план роботи особливим чином. Мені подобається пропозиція Пола Грехема – ділити тиждень на “виконавчі дні” та “управлінські дні”.

В управлінські дні ви відповідаєте на дзвінки та влаштовуєте зустрічі. У виконавчі дні ви займаєтесь продуктивною та креативною роботою, коли ви максимально звільнені від різних відволікаючих факторів. На жаль, мало хто може собі дозволити такий розпорядок, тому ви повинні навчитись ловити моменти для виконання продуктивних задач.

Тайм-менеджмент постулює необхідність цілком позбавитись усіх відволікаючих факторів – як сторонніх людей, так і власних бажань відволіктись. Наприклад, якщо вас поглинають соцмережі – вам слід різко від них відмовитись. Аттеншн-менеджмент пропонує альтернативу: відволікайтесь, але у правильну мить.

Коли я навчався у середній школі, якось я прогаяв цілу суботу за переглядом телевізора і в кінці дня почував себе жахливо. Однак я не кинув дивитись телевізор. Я придумав для себе правило – дивитись телевізор лише тоді, коли знаю, що конкретно хочу подивитись. Згодом я застосував подібне правило й до соцмереж: під час роботи я заходжу у соцмережі виключно, аби поділитись контентом. Втім у моменти, коли я не можу зайнятись нічим раціональним, в мене зберігається право скролити стрічку новин. Наприклад, в очікуванні літака або на тренуванні.

Більшість моїх знайомих письменників мають звичку писати лише у виконавчі дні, бо вважають, що їм потрібно не менше 6 годин для заглиблення у змістовну ідею або складну проблему. Однак існує доказ, що біндж-райтери (довгі періоди писання змінюються довгими періодами простою) пишуть повільніше порівняно із колегами, які пишуть короткими часовими проміжками. Дійсно можна досягнути значних результатів у короткі інтервали: одне дослідження продемонструвало, що коли аспіранти навчились писати у 15-хвилинні проміжки, вони швидше завершували свої дисертації.

Якщо хочете підвищити власну продуктивність, припиніть аналізувати, як витрачаєте свій час. Подумайте про те, що саме привертає вашу увагу. Я подивився на годинник уперше з тих пір, як згадав історію Майкла. Зараз 10:36 ранку і я перевищив запланований обсяг майже на 500 слів. Лишаю на ваш розсуд, чи вдало я витратив попередні 156 хвилин на написання, а ви кілька хвилин на читання цього тексту.

Поки я закінчував статтю, на голову спала одна думка. Я знаю, яку восьму звичку мають ефективні люди. Вони не витрачають увесь свій час на читання про сім звичок ефективних людей.

по матеріалах статті, опублікованої на сайті nytimes.com

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®. Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою