Книга Дэвида Аллена “Как привести дела в порядок” существует вот уже более 20 лет и она полностью изменила то, как работают и живут люди, занимающиеся умственным трудом.
Эта система помогает многим людям и командам выполнять наиболее важную работу на ежедневной, ежемесячной, еженедельной и “жизненной” основе. Но что, если бы существовало что-то лучшее, чем GTD®, для повышения продуктивности и одновременного снижения жизненной перегрузки? Что, если существует нечто лучшее и подходящее образу жизни людей, занятых умственным трудом?
Ладно, вы можете не беспокоиться и не озираться в поисках. Я здесь для того, чтобы рассказать вам, что GTD® — лучшая система продуктивности, потому что ее можно адаптировать к вашему образу жизни, она располагает основополагающими моделями, которые вы сможете использовать в течение всей жизни, и содержит два секретных оружия личной продуктивности.
1. Изначально ее сложно постичь, но со временем она станет вашей второй натурой.
Одна из основных причин, почему люди бросают GTD®, особенно в самом начале, — им кажется, что требуется слишком много всего.
“Вы имеете в виду, что я должен выйти и купить машинку для наклейки ярлыков, ящик для хранения документов, стикеры, какое-то приложение для ведения списков и ручки получше?”. Нет, пока вы сами не захотите это сделать. Книга Аллена предлагает некий механизм, чтобы начать, но вы не обязаны это делать, вы можете начать практиковать GTD® с обычным блокнотом и ручкой.
Вторая вещь, которую предлагает GTD®, — взять два полных дня для сбора и обработки всего происходящего в вашей личной и профессиональной жизни. Помню, как читал это и думал: “Как, черт возьми, это вообще возможно? У меня слишком много работы, и я хочу разобраться с ней прямо сейчас!”.
Выделив два полных дня, чтобы вычистить и привести в порядок свою жизнь, вы сможете начать собирать и обрабатывать все по ходу. И это будет прекрасно.
Идея следующих действий и проектов может быть чуждой для кого-то, кто в прошлом использовал ежедневные списки для завершения дел. Некоторых людей такое количество списков и пунктов в них приводит в ступор и замешательство. По большей части это происходит из-за нехватки полноценных недельных обзоров. Когда вы подписываетесь на GTD®, собираете и организовываете дела в правильных списках и затем систематически делаете обзор, замешательство исчезает.
Понимание и использование GTD® требует времени и практики. Однако через некоторое время она становится второй натурой практикующего. Это происходит только с помощью моделей, созданных Алленом.
2. Это многофункциональная креативная модель со всеми основополагающими подходами.
Некоторые люди думают, что Аллен “создал” идеи, лежащие в основе GTD®. На самом деле это не так. В чем мы можем отдать ему должное, так это в определении вещей, которые делают занятые люди, чтобы достигать большего с меньшими усилиями и стрессом. Он собрал эти принципы вместе и создал модель продуктивности. Вместо того чтобы делать то, что делали многие гуру продуктивности до него, Аллен решил, что подход к работе снизу вверх — это самый быстрый способ стать более продуктивным как можно скорее. После “расчистки основания” с помощью следующих действий и определения проектов становится легче распознать ваши большие жизненные цели и что из себя представляет ваша жизнь. Затем вы модифицируете свои проекты в соответствии с этими целями.
Аллен дал нам Пять шагов рабочего процесса (сбор, обработка, организация, обзор, выполнение), Модель естественного планирования для создания и продвижения проектов, правило 2 минут и много других вещей, которые можно использовать, чтобы привести дела в порядок.
Эти идеи существовали всегда, просто Аллен был достаточно смышленым и креативным, чтобы собрать их вместе и красиво упаковать. Модель GTD® помогла сделать из них наилучшую модель продуктивности, потому что в ней всегда можно спуститься на самый “низ”, чтобы снова вернуться в состояние потока в работе и жизни.
3. Альтернативам GTD® всегда чего-то не хватает.
Есть несколько альтернатив GTD®, например, Master Your Workday Now (или One Minute Todo List), GSD, Getting Results the Agile Way, ZTD и другие. Но дело в том, что практически все из них либо заимствуют что-то из модели Аллена, либо не охватывают большую картину работы и жизни, позволяя многим важным вещам проваливаться в небытие.
Я испробовал большинство из этих альтернатив (хоть и не в течение слишком длительного времени) и у меня всегда было чувство, будто чего-то не хватает. Не хватало целостной системы, которую предлагает GTD® и которой нет у ее альтернатив. Например, Getting Results the Agile Way очень интересная система, но если присмотреться получше, то становится ясно, что она по большей части основывается на ключевых принципах GTD®. Agile Results добавляет еще один уровень, где нужно удостовериться, что вы достигаете результатов в течение недели. На самом деле, это модификация недельного обзора по GTD®.
Итак, похоже, что альтернативы GTD® — это всего лишь измененные версии системы Аллена, а не совершенно отличающиеся идеи, как разобраться со своей работой. Да, для кого-то они могут работать, но мы видим, что без GTD® большинство этих систем не существовали бы в своем нынешнем виде. GTD® является своего рода стержнем систем продуктивности.
4. GTD охватывает жизнь и работу.
Для GTD® неважно, профессиональная или личная ваша работа. В разрезе системы это все работа. Конечно, вы можете отделить рабочие задачи и проекты от домашних, но вы не должны это делать, если не хотите. Это все занимает одинаковый объем “физической оперативной памяти“ в нашем мозге, поэтому ко всему можно относиться как к работе — от “подготовить отчет” до “купить лакомства для собак”. По стандартам GTD®, это все работа.
5. GTD приближает вас к действиям.
Помните, я говорил вам, что есть два секрета, которые делают GTD® лучшей существующей системой продуктивности? Эти секреты — процесс сбора и идея следующего действия.
Одна из наибольших проблем, которые GTD® пытается решить, — это наличие слишком большого количества “зияющих дыр” у всех работающих людей. Дыры — это в основном все те вещи, которые мы сами себе пообещали сделать, но каким-то образом потеряли контроль над ними (кроме как в нашем ненадежном мозге). Наличие слишком большого количества дыр одновременно, которые не собраны в надежной системе, повышает уровень стресса. Наш мозг начинает паниковать, и все валится.
Сбор — ключ к тому, чтобы оставаться в здравом уме.
Начните, собирайте. Сбор позволяет практикующему GTD® закрыть все дыры в жизни путем их записывания и хранения вне головы. Это начало пути к состоянию “разум как вода” и ослаблению стресса по отношению ко всем вещам, которые вы долго держали в голове.
Определение следующего действия по любому проекту — это второй секрет GTD.
Возможность увидеть, какое точное следующее физическое действие предстоит, позволяет нам сделать первый шаг в реализации проекта любого масштаба. Проблема множества застопорившихся или еще не завершенных проектов в том, что они не были продуманы и не было определено следующее физическое действие, которое бы обеспечило движение проекта.
Когда я начал определять следующее физическое действие, я был удивлен, увидев, как быстро я смог сдвинуть с места застопорившийся проект, независимо от того, насколько на самом деле было малым следующее действие. Вещей вроде “позвонить Бобу и узнать имя и номер его ассистента” достаточно, чтобы дать искру для старта большого проекта наподобие “Оформить ООО”.
Сбор и следующие действия — секреты, почему GTD® является лучшей системой продуктивности.
Заключение
Если вы постигнете большинство аспектов GTD®, вы почувствуете облегчение в работе и жизни, которого не ощущали раньше.
GTD® — лучшая система продуктивности, потому что она охватывает очень широкий спектр вариантов использования, она проста и сложна настолько, чтобы поддерживать как личную систему, так и большие рабочие проекты.
Подход GTD® к продуктивности снизу вверх помогает завершить создающие стресс дела и таким образом получить энергию для ответа на вопрос: “Какова цель моей жизни?”. Он помогает отслеживать еженедельный прогресс и эффективно планировать будущее.
Идеи сбора и следующего действия вы можете использовать для того, чтобы моментально закрывать дыры и двигать замершие проекты вперед.
Даже несмотря на то что GTD® существует уже много лет, она до сих пор подтверждает звание лучшей системы продуктивности, которой располагают люди умственного труда.
Перевод оригинальной статьи https://www.lifehack.org/articles/productivity/why-getting-things-done-is-the-best-productivity-system.html
