Навіщо, ну навіщо, ну навіщо?
Світ сильно змінився відтоді, як Девід Аллен створив свою методологію і написав перше видання книги “Як привести справи до ладу”. Персональні органайзери замінили ноутбуки, кишенькові комп’ютери — смартфони, факси — електронна пошта, а безліч зустрічей — ще більша кількість зустрічей!
Так само, як сервіси миттєвих повідомлень знизили планку готовності потурбувати колег, так само і відеозустрічі призвели до того, що не залишилося жодного недоторканого від зустрічей моменту.
Я вже писав, чому ми не рекомендуємо забивати весь день/тиждень/робоче життя зустрічами, і давав рекомендації, як захистити час для роботи з найкращими GTD® практиками. Це все ще так — вам потрібно достатньо якісного, вільного від зустрічей часу, щоб дозволити GTD працювати, а вам приводити свої справи до ладу.
Я, як ніколи, виявляю, що щоденники людей забиті з ранку до вечора. Ніж думати “навіщо, ну навіщо, ну навіщо так багато зустрічей”, я рекомендую використовувати “навіщо” більше відносно самих зустрічей.
Перше: “навіщо” вам ця зустріч? Я нещодавно працював з одним досвідченим GTD-шником, він топ-менеджер у своїй організації. Його асистент наполягав, щоб кожен, хто просить про зустріч, спочатку надсилав “бажаний результат” зустрічі та повістку. Якщо ваш пост не настільки високий, щоб бути таким суворим з колегами, все одно це питання хороше, щоб поставити в якийсь момент. Так само, як при використанні бажаних результатів як переліку Проектів, він дає всім зрозуміти, що означає “виконано”, і тоді зустріч може закінчитися швидше, ніж передбачено в календарі.
Якщо ви бачите, що зустріч не йде до отримання бажаного результату, чому б не застосувати Модель природного планування? Вам не потрібно чітко заявляти: “А зараз ми використовуємо Модель природного планування з GTD”, краще просто провести людей по кроках, починаючи з “навіщо” ми це робимо, яка мета? Оскільки це Модель “природного” планування, ви виявите, що люди “природно” просуваються по кроках. Попросіть їх визначити мету і подумати про принципи, і вони “природним чином” почнуть говорити про бачення і шалений успіх, і незабаром будуть брейнштормити все підходяще. Спробуйте, подивіться і побачите, наскільки добре це працює. Ви засвоїте і насолодитеся процесом, а зустріч буде більш успішною.
Багато людей намагаються бути багатозадачними протягом дня, відправляючи імейли і перевіряючи телефони під час зустрічей. Когнітивна наука постійно доводить, що це завдає шкоди нашій продуктивності, нашому мозку і рівню стресу. Наш мозок зовсім не такий вправний у багатозадачності, як ми собі уявляємо. Ніхто не може думати дві думки одночасно, ніхто не може слухати одне, а думати або писати інше. У такому разі наш мозок просто перемикає канали, це нас стомлює, уповільнює і змушує робити помилки. Одна з переваг GTD — вона допомагає нам утримувати нашу увагу на поточному завданні, звільняючи мозок від інших відволікаючих чинників. Наша мета з GTD — бути осмислено залученими в те, чим ми зайняті. Якщо ви вважаєте, що зустріч не така вже й важлива для вас, запитайте, “навіщо” ви тут?
Коли неGTD-шники пишуть список завдань, вони, швидше за все, намагаються збирати, обробляти і організовувати одночасно, і це не працює — в результаті виходить хаотичний список “барахла”. Це ще один приклад спроби бути багатозадачним. Надання собі простору тільки збирати, знаючи, що ми опрацюємо і організуємо це пізніше у свою GTD систему, дозволяє нам концентруватися і залучатися у зустріч належним чином. “Навіщо” робити нотатки під час зустрічі? Щоб тримати мозок вільним для сконцентрованості на темі обговорення і бути здатним обробити після зустрічі всі зобов’язання, які взяли ви або інші.
Якщо ви готові до зустрічей, маєте чіткий бажаний результат і стабільну повістку того, що хочете обговорити, це може бути чудовим способом привести свої справи до ладу. З’являтися тільки тому, що календар говорить вам “приєднатися зараз”, не розуміючи “навіщо”, буде, напевно, марною тратою вашого і чужого часу.
Джеймс Гарвуд, Next Action Associates
