Наукове підтвердження принципів GTD®
за матеріалами статті на сайті facilethings.com
Напевно ви знаєте, що книга Девіда Аллена “Як впорядкувати справи”, яка вийшла в 2001 році, стала посібником з особистої продуктивності для сотень тисяч послідовників. Величезний успіх цього методу обумовлений тим, що його застосували і підтвердили на особистому досвіді маса прихильників.
Це не минуще захоплення. У 2008 році дослідники з Брюссельського вільного університету Франсіс Хайліген і Клемен Відаль опублікували есе, в якому вперше описали наукову основу, яка підкріплює рекомендації GTD®. У цій статті викладено саммарі і наукова інтерпретація інновацій, які пропонує GTD® в порівнянні з попередніми методиками тайм-менеджменту.
- Використання зовнішньої пам’яті.
Один з базових принципів GTD® – збирати все, що потребує нашої уваги, де-завгодно, але не в голові (блокнот, файл, комп’ютер і т.д.).
Наша пам’ять, як короткострокова, так і довгострокова, має значні обмеження, тому не рекомендується покладатися на неї, щоб дістати важливу інформацію, коли вона знадобиться. Зберігання інформації в голові переповнює наш мозок, оскільки вимагає високого рівня нейронної активності, щоб безперешкодно цю інформацію утримувати. Коли ж ми використовуємо зовнішню пам’ять, то можемо бути впевнені, що отримаємо з неї точно те саме, що туди поклали, а також зменшуємо стрес, пов’язаний з необхідністю постійно все пам’ятати.
- Дії спонукають дії.
Інший важливий GTD® меседж – ви повинні позначити свої справи в настільки ясній і практичній формі, щоб під час огляду вони закликали до дії.
Коли ви робите огляд своєї зовнішньої пам’яті, ваш мозок відновлює серію нейронних образів, які стоять за кожною дією. Якщо ж дія не позначена належним чином, мозок змушений докласти багато зусиль, щоб знову зрозуміти і обробити її. У разі, якщо, як пропонує GTD®, цей образ створений раніше, визначення наступної дії буде по суті очевидним, без розпливчастості або двозначності. Таким чином, зусилля, рівень стресу і шанси на прокрастинацію будуть зведені до мінімуму.
По суті, списки по GTD® вже містять в собі дію (Наступні дії мають на увазі виконання, Проекти мають на увазі планування, Коли-небудь / Можливо – переосмислення і так далі), а це, в свою чергу, допомагає визначити наступний крок.
- Діяти по ситуації.
GTD® каже, що рішення діяти, в першу чергу повинно залежати від обставин в цей час і в цьому місці (контекст).
Дія здійснюється більш ефективно, коли ми маємо в своєму розпорядженні необхідні фізичні та ментальні ресурси. Є навколишнє оточення, яке сприяє виконанню певних завдань, а є таке, що перешкоджає їм. Те ж відбувається і на ментальному рівні, коли в певний час ви краще підготовлені для виконання певних завдань.
Перемикання між контекстами вартує часових і енергетичних витрат, і їх необхідно мінімізувати. Мозку складно знову сфокусуватися після відволікання. Саме тому часті переривання істотно знижують продуктивність.
Правило двох хвилин також грунтується на цьому принципі. Як тільки ми вирішили, яка дія повинна бути виконана, ми одразу створили відповідну ментальну конструкцію для її виконання.
- Адаптація важливіше планування.
На відміну від інших систем, GTD® не акцентує на пріоритетах, етапах і дедлайнах.
Ці речі є контрпродуктивними, коли мова йде про прості щоденні завдання, оскільки вимагають значних ментальних зусиль. Кілька простих нагадувань про те, що повинно бути зроблено, в цьому випадку дають кращі і швидші результати.
Кожен день ми стикаємося з новою інформацією, викликами та можливостями, тому плани і пріоритети повинні бути адаптовані відповідно. GTD® допомагає нам бути готовими до всього, не забуваючи про вже взяті на себе зобов’язання. Цей реактивний підхід може зменшити вплив несподіваних чинників, оскільки ми приймаємо їх в момент появи (коли це легше).
Планування все ще важливо, але варто підходити до нього гнучко. Важливість контексту нагадує нам, що плани підкоряються поточної ситуації.
- Організація знизу вгору.
На відміну від інших систем, починає знизу – з конкретних питань – а не з найважливіших і масштабних цілей. Логічне пояснення цьому в тому, що в цьому випадку ви отримуєте контроль, необхідний, щоб почати розглядати потенційні довготривалі результати. Якщо ці результати незадовільні, у вас є час, щоб переглянути їх, тому що ваші щоденні справи під контролем.
Необхідні величезні ментальні зусилля, щоб управляти абстрактними символами довгострокового планування. Якщо ви не думаєте про поточну реальності, визначення цілей, безсумнівно, буде нечітким і нереалістичним. У той же час, поточні невирішені проблеми викликають відчуття тривоги і втрати контролю, що не дає думати про більш високі цілі.
- Застосування зворотньої реакції, щоб не збитися з шляху.
Не плануючи, буде складно вирішити, що випливає за кожною дією. GTD® навчає роботі з точним списком наступних дій, який містить найближчу дію по кожному проекту і рухає його вперед. Кожен раз, коли завдання виконане і закрите, ви готові визначити наступний крок.
Шлях зворотньої реакції, який перетворюється в безперебійний рух вперед до ваших цілей, може забезпечити вам те, що в психології називається потоком – високопродуктивний стан розуму, в якому робота робиться без стресу, з меншими зусиллями і з почуттям повного задоволення.
цей матеріал також доступний російською
Пройдіть нескладний тест GTD-Q®. Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою
