Насколько мой рабочий софт для командного взаимодействия сочетается с GTD?

этот материал также доступен на украинском

Корпоративные мессенджеры и программы для совместной работы, такие как Slack, G Suite и Microsoft Teams используются все чаще, поскольку компании стараются удовлетворить свои потребности в лучшей командной работе, более эффективном управлении информацией и большей производительности. В этой статье представлено несколько ключевых вопросов, которые помогут вам выяснить – как различные элементы вашего корпоративного софта могут оптимально сосуществовать вместе с вашей системой Getting Things Done® (GTD®), усиливая влияние и пользу обоих.

Методология Getting Things Done® (GTD®) помогает множеству занятых людей прояснить желаемые для себя результаты, конкретизировать и определить их, а также нести ответственность за их выполнение. Групповые (корпоративные) программные решения были призваны достичь тех же целей в разрезе команд. К сожалению, они часто создают впечатление бОльших затрат для отдельных участников из-за постоянных поисков и обновления распределенной информации в фрагментированном пространстве веб-страниц, файлов и чатов. Более того, эта информация часто недостаточно прояснена для определения четких результатов и следующих действий, как рекомендует GTD®.

Поэтому критически важно понимать, как персональная система GTD® помогает сохранять четкий фокус в эру “изменения цифрового пространства”, когда организации все активнее смещают поток информации из почтовых инбоксов в разные коммуникационные программы и приложения.

Эти вопросы к системе для командного взаимодействия, могут прояснить, как ее различные составляющие могут сосуществовать с GTD:

Система идеально подходит для ведения ваших списков и/или событий в календаре?

Если это так, тогда софт для командного взаимодействия может быть частью вашей системы GTD® или самой системой. Учитывайте, что у вас должно быть как можно меньше мест, куда вы будете смотреть, отвечая на вопрос “Что там дальше в моем календаре?” или “На чем я должен сфокусироваться дальше?”. Это является ключевым требованием GTD® так же как Недельный обзор.

В случае, когда софт для командного взаимодействия не удовлетворяет всех потребностей системы личной продуктивности, продумайте разрешенное для себя количество дублирований и установите необходимые границы между собственной и групповой системами. Например, некоторые CRM-системы позволяют создать отдельный список для некоторых или всех ваших проектов.

Размещают ли люди информацию, которая потенциально может требовать от вас действий, и которую вы больше нигде не найдете?

В таком случае, по терминологии GTD®, это ваш Инбокс. Вы должны регулярно его проверять, чтобы фиксировать входящие данные, формулировать желаемые результаты и следующие действия в вашей личной системе. Вы можете сразу перенаправлять обработанную информацию оттуда в свою систему или пользоваться промежуточными инструментами (такими как письмо на свой адрес или бумажная заметка в физическом инбоксе).

Принимаете ли вы участие во встречах или дискуссиях, результатами которых могут быть новые следующие действия или проекты для вас и других?

Опять же, напоминаем об Инбоксе. На каждой встрече делайте записи или любым другим образом фиксируйте обязательства, требующие действий, затем обрабатывайте их и формулируйте желаемые результаты и следующие действия в надежной системе. Снова же, вы можете сразу перенаправлять обработанную информацию в свою систему или пользоваться промежуточными инструментами (такими как письмо на свой адрес или бумажная заметка в физическом инбоксе).

Содержит ли система полезную информацию для выполнения одного или более следующих действий, зафиксированных в ваших списках следующих действий?

Если да, то для вас это Вспомогательная информация по Следующим действиям. Она может помочь вам при выполнении следующего действия, которое вы разместили в одном из контекстных списков. Таким же образом работает и Вспомогательная информация по Проектам.

Делятся ли одна или несколько команд, в которых вы состоите, общей информацией, касающейся конкретных проектов?

Если да, то для вас это Вспомогательная информация по Проекту. Вам стоит сохранить эту информацию как вспомогательную для одного из желаемых результатов, который вы внесли в свой список проектов. Это можно сделать автоматически с помощью настроек, или просто вставить URL-адрес или добавить примечание (например «смотри папку N в Dropbox»).

Размещаете ли вы запросы к другим в этой системе? (как пример – система работы с рекламациями)?

Если да, то это Вспомогательная информация для вашего Листа ожидания. Вам необходимо иметь возможность ссылаться на нее по тем вещам, которых вы ожидаете от других, и которые находятся в вашем Листе ожидания. Это работает также как и со Вспомогательной информацией для Следующих действий и Проектов.

Содержит система информацию, относящуюся к вашим действиям, привязанным к конкретному времени?

Если да, то для вас это Календарь. Возможно, вы захотите объединить или синхронизировать его с другими вашими календарями, чтобы минимизировать количество приложений для управления своими делами и упростить процесс Недельного обзора.

Проводите ли вы регулярные встречи, для которых вы бы хотели иметь отдельную повестку вопросов для обсуждения?

Если вы проводите встречи с помощью софта для командного взаимодействия, вы можете готовиться к ним используя контекстный список “Вопросы для обсуждения” в вашей GTD® системе, фиксируя в нем темы для обсуждения сразу после возникновения идеи. Это гораздо эффективнее, чем генерировать идеи перед началом встречи. Также, как уже сказано выше, все решения, требующие действий и которые были приняты в ходе обсуждения должны быть как можно быстрее внесены в вашу личную систему GTD® как желаемые результаты и следующие действия.

Размещают ли люди время от времени информацию, которая может быть полезной?

Если да, то в терминологии GTD® – это Справочные материалы. Такая информация не привязана к конкретному проекту или действию, но может быть полезна в случае необходимости. Коллективная договоренность об определенных стандартах маркировки и хранения информации минимизирует время на ее поиски.

Лучшее понимание того, как соотнести элементы вашей GTD® системы и корпоративного софта для командного взаимодействия может помочь вам их совмещать максимально продуктивно.

по материалам статьи, опубликованной на сайте next-action.eu