Лідерство та GTD®

Коли керівник команди впроваджує GTD® в своє життя, у нього виникає бажання – часто це навіть можна назвати нагальною потребою – запропонувати методологію своїй команді.

Бажання передати ці знання можуть бути альтруїстичними. Керівник думає: «Це було б добре для мене, якби в інших були ті ж знання». Така необхідність передачі знань настає, коли хтось із керівної ланки починає більш ефективно і швидко працювати – нарешті встигати все робити вчасно. Раптово те, що колись було вузьким місцем для команди (так-так, я маю на увазі лідера), стає джерелом ідей, проектів і випадкових «речей», які тепер надходять в команду, як ковток свіжого повітря.

Коли команда дізнається про методологію GTD® як інструмент для роботи «по-новому», з’являється кілька дуже цікавих можливостей для взаємодії. За ці роки ми зібрали деякі передові практики для лідерів, які допоможуть отримати їм максимальну віддачу від використання методології GTD®. Це прості речі, які є частиною GTD®, але які можуть не бути очевидними на початковому етапі.

Ми поговорили про це зі Спенсером Хенлоном з Lufthansa Airplus – лідером, який використовує GTD® протягом останніх п’яти років, – і разом ми склали список речей, які стануть корисними для кожного управлінця при впровадженні GTD® в команді.

Отже, для тих з вас, хто очолює великі і малі команди, ось декілька відносно простих речей, які ви можете зробити, щоб показати персоналу свій намір працювати інакше, по-новому і максимізувати свої інвестиції в пропозицію GTD® своїй команді:

• Приносьте папір або записник для нотаток на кожну зустріч і демонструйте фіксацію кожної дії або завдання. Як лідер, ви відкидаєте довгу тінь з точки зору робочої культури, і люди будуть помічати і копіювати те, що вони бачать.
• Попросіть вашого асистента щодня бронювати у вашому календарі принаймні одну годину для З’ясування і одну годину на тиждень – для Тижневого огляду. Інша частина команди буде стежити за тим, як ви це робите, і поступово почне повторювати. При нестачі часу годину можна скоротити до тридцяти хвилин, однак регулярність в цій справі є обов’язковою. Важливо пам’ятати, що календар – це доволі гнучкий інструмент, в якому деякі блоки можна міняти місцями за потребою.
• Використовуйте список «Питання до обговорення» для зустрічей з членами вашої команди на загальних зборах і один на один.
• В якості продовження цієї ідеї використовуйте список «Виступи» для всього того, що ви хочете розповісти на різних публічних форумах, щоб ви могли зафіксувати це при нагоді.
• Ведіть список «Лист очікування» для відстеження того, що ви очікуєте від інших людей. Важливо, звичайно, щоб він не став інструментом для покарання підлеглих. Персонал повинен бачити, що ви зафіксували, хто з них взяв на себе відповідальність за виконання того чи іншого завдання, і розуміти, що ви вживатимете заходів в разі потреби. Цікаво, що необхідність вживання заходів різко падає, коли всі розуміють, що сховатися ніде.
• Заплануйте 15-хвилинну щоденну зустріч з вашим асистентом для перегляду всіх завдань зі списків «Питання для обговорення» і «Лист очікування», що відносяться до неї/нього. Це зробить ваші взаємовідносини більш продуктивними.
• Встановіть час відповіді на мейли, які ви отримуєте від ваших співробітників. Припустимо, не пізніше, ніж через 24 години після їх отримання. Це буде означати, що ви обов’язково повернетеся до них, тому що серйозно ставитеся до людей, які відправляють вам листи.
• Додайте корисні ідеї і термінологію GTD® до групових дискусій. Наприклад, приділяйте перші 5 хвилин кожної зустрічі, щоб уточнити, яким є «бажаний результат» зборів, а останні 10 хвилин, щоб з’ясувати, які «проекти» і «наступні дії» зафіксували для себе учасники. Після делегування завдання ви також можете повідомити людям, що додали його в свій «Лист очікування» або список «Делеговані проекти». Ця термінологія може бути корисною, щоб показати новий спосіб командної взаємодії.
• Зробіть свій Тижневий огляд помітним для всіх. Ви не можете змушувати людей робити його, але ви можете заохочувати їх, кажучи щось на кшталт: «З 15:00 в п’ятницю я хотів би, щоб всі ми дали один одному час і можливість для проведення Тижневого огляду. Я не змушую вас, якщо не хочете можете його не робити, але, будь ласка, не заважайте тим, хто займається оглядом». Критичним фактором буде те, що ви самі виконуєте Тижневий огляд регулярно. І робите його в офісі – це теж важливо.
• Якщо це можливо, виділіть тиху кімнату з кавою і Wi-Fi, щоб співробітники змогли відійти від своїх столів і зробити свій Тижневий огляд осторонь від постійного «напливу термінових справ» або дзвінків. Особливо це актуально в умовах «open space» офісу, тому що огляд вимагає концентрації.
• Після навчання команди проводьте внутрішні закріплюючі семінари, на яких ентузіасти GTD® зможуть поділитися своїми власними системами і обмінятися ідеями, порадами та напрацюваннями з методології.
• Методологія GTD® не про те, як бути завжди в повному порядку. Але спостерігаючи за її застосуванням ваші люди будуть знаходити нові ідеї і прийоми управління своїми справами. Тому підтримуйте в чистоті і порядку свій офіс і інбокси – ці наочні приклади дуже красномовні
• І як бонус: розділіть свої цілі на цілі своєї команди. Принаймні в теорії (а мій багаторічний досвід показує, що і на практиці), сума всіх ваших «Проектів» і «Делегованих проектів» повинна дорівнювати вашим зобов’язаннями перед компанією за відповідний період.

Сподіваюся, ви знайдете ці поради корисними. Успіхів!

по матеріалах статті, опублікованої на сайті next-action.eu

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®. Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою