Как избежать распространенной ошибки в использовании GTD®

этот материал также доступен на украинском

Большинство новичков в GTD® имеют одну общую черту: они здорово усваивают идею очистки сознания; понимают, зачем хранить идеи во внешней системе, но порой переусердствуют. О чем идёт речь – если вы когда-либо создавали списки задач или хранилища мыслей для дальнейшей обработки, то скорее всего замечали, что даже когда люди на ровном месте выписывают ряд вещей на бумагу, то это будет 5 самых важных дел на данный момент времени. Методология GTD® развивает этот метод и утверждает: извлеките из головы ВСЁ. Придерживаясь этого подхода, очень скоро у вас наберётся огромный список дел, о которых вам, наверное, стоит думать, но этот список пугает одним лишь своим видом.

Если такое происходит – ни в коем случае не стоит паниковать. Я полагаю, что в GTD® больше всего проблем людям доставляет неточность. Новичок начинает составлять неточные списки, которые затем преобразовываются в 50, 60 или больше так называемых “проектов”, которые не содержат нужных подробностей и от того не сильно полезных. Такие ситуации никому не нравятся и сильно напрягают. Заканчивается всё тем, что вы боитесь заглядывать в эти списки, так как в них мало конкретики – записи по типу: “Мама” “Реорганизация” “Брюки”. Подобные записи представляют из себя скорее напоминания, нежели конкретные действия и проекты.

За тот долгий период, что я практикую GTD®, в любой момент времени у меня было не менее 70-и проектов. Они всегда есть и этот факт меня совершенно не беспокоит. Одни проекты заканчиваются, на их месте появляются новые – в таком темпе я и живу. При этом имеется огромная разница между моим списком проектов, аналогичными списками проектов новичков в GTD® и списками дел большинства остальных людей – мои записи всегда содержат четко сформулированные желаемые результаты. Благодаря этому я всегда понимаю, зачем мне выполнять тот или иной проект и с лёгкостью определяю следующие действия. Таким образом у меня получается система отчётности о состоянии текущих дел, а не скопление неясных вещей из категорий “мне следовало бы”, “я должен”, “надо будет это обдумать” и так далее. Именно этим отличается обычный неупорядоченный список от GTD® списка. Многие полагают, что составляют GTD® списки, однако на деле они лишь создают огромные списки без всякой организованности. Отсутствие ясности сильно раздражает и в результате никто не хочет смотреть в подобные списки.

Если вы прекращаете ежедневно проверять свой список следующих действий, то впоследствии вам не будет хотеться делать и еженедельный обзор. Подобный вариант ярко свидетельствует о том, что вы выпали из колеи и больше не соблюдаете принципы GTD®. Система помогла вам на этапе очистки сознания, но в итоге всё превратилось в полную неразбериху, что заставляет вас себя чувствовать неуверенным и виноватым. Если вам знакомы эти признаки, то знайте – вы не одиноки. Множество людей после прочтения книги Дэвида Аллена заряжаются оптимизмом и начинают имплементировать GTD®, извлекая абсолютно все мысли из головы, но без должного прояснения всё всегда заканчивается довольно плачевно. Хотите убедиться, что у вас всё в порядке? Выберите что-нибудь из вашего списка проектов и проанализируйте на предмет следующего: нужно ли эту вещь обработать заново или же она ясна и очевидна? Накопление размытых и не конкретных вещей отбивает желание заглядывать в списки, делать ежедневный и еженедельный обзоры и как итог – придерживаться GTD® в принципе. Следует понимать, что повторная обработка вещей в списках – всегда стресс и проблема в любых системах управления делами.

Приведу пару примеров, как делать правильно. Вместо записи “Мама” должен быть проект “Вечеринка на мамин день рождения” со следующим действием по этому проекту – “Позвонить сестре”. Запись “Реорганизация” нужно заменить на проект с названием “Предложить реорганизацию на оценку исполнительному комитету” со следующим действием “Поговорить с Биллом об аутсорсе IT”. Вместо “Брюки” следует создать задачу в контекстном списке “Поездки” – “Отнести брюки в химчистку, по дороге мимо торгового центра”. Когда вы фиксируете задачи для себя в будущем таким образом, вы начинаете иначе к ним относиться. У вас появляется возможность работать с ясными и чёткими целями и избегать лишних энергозатратных попыток разобраться в своих же записях. В связи с этим я бы порекомендовал не уделять всё время только очистке сознания (что тоже безусловно важно), но и убеждаться, достаточно ли чётко вы обрабатываете ваши дела и мысли. В идеале кто угодно должен суметь выполнить задачи из ваших списков без дополнительной уточняющей информации.

В противном случае не до конца обработанные детали задач начинают аккумулироваться и запутывают всю системы организации. Каждый раз заглядывая в список, вы вновь и вновь должны в голове обрабатывать эти вещи, что приводит к коллапсу системы GTD®. Cтарые привычки управления делами мешают качественно освоить методологию и не дают постигнуть смысл GTD® – проясняйте мысль один раз в самом начале и больше никогда к этому не возвращайтесь. Надеюсь, эти советы помогут вам разобрать трудные моменты и вдохновят пересмотреть некоторые списки, чтобы выяснить, где вы были неточны. Когда появляется ощущение, что запутываетесь, реже заглядываете в списки и перестаёте делать недельные обзоры – задумайтесь о содержании этих списков и что с ним не так. Возможно, ваши проекты и следующие действия похожи на абстрактные заметки или напоминания? Помните, что данную проблему стоит решать (и в глубине души вы сами это знаете). Самое время во всём разобраться!

по материалам видео, опубликованного на канале Next Action Associates