Дэвид Аллен

Слишком много встреч?

Наряду с количеством электронной почты избыток встреч сегодня является главной жалобой работников умственного труда. 

Тем не менее, встречи могут быть очень эффективны и даже критично важны для выполнения значимой работы. Было бы интересно в качестве эксперимента отменить все встречи и посмотреть, что будет. Чего нам будет не хватать? Какой негативный эффект мы почувствуем? Какие возможности останутся нераспознанными?  

Какова цель?

Такой эксперимент дал бы нам понимание, из чего состоит конструктивная и значимая встреча. Просто представив эксперимент, вы обнаружите ключевой компонент эффективных встреч — цель. Существенный вопрос, чтобы ответить на него в начале любой встречи: “Чего мы хотим достичь здесь и в течение какого времени?”. Если цель не ясна, ни у кого нет достаточного критерия для направления и отслеживания последующего разговора, как нет и информации, нужно ли ему/ей в нем участвовать. Итак, шаг первый — убедитесь, что цель каждой встречи ясна.     

Предполагая, что цель встречи ясна, следующее, о чем стоит подумать: какова цель моего присутствия здесь? Что является моей работой? Каковы мои роли и обязанности в ней? Как эта встреча соотносится с этим контекстом? Если встреча действительно соотносится и вовлекает ваши обязанности, останьтесь и участвуйте. Если нет, откажитесь.    

Учитывая, что много компаний стремится к корпоративной культуре сотрудничества, отказ от встречи может показаться бесстыдным актом протеста и пренебрежения. Но прежде чем согласиться, выделите две минуты на определение цели встречи и причины, почему вас там ждут. Вы можете обозначить этот вопрос очень тонко и вежливо, например: “Я хочу делать свой вклад во встречи максимально эффективным, поэтому мне хотелось бы понять желаемый результат встречи и могу ли и как я этому помочь”.      

Если цель встречи ясна, должна быть ясна и необходимость вашего участия. Если нет, вы можете получить ясность дальнейшим исследованием. Подходите к таким разговорам с намерением внести ценность в значимые встречи, а не уклоняться от встреч в целом. Пытаясь найти ясность и желая быть эффективным в том, как вы проводите свое время, вы можете оказать влияние на коллег и вместе помогать своей организации более разумно использовать ресурсы.   

Лучшие практики проведения встреч

Существует много лучших практик для проведения хороших встреч, например, составлять повестку; следить, придерживаются ли ее; следить за решениями и следующими действиями (и чьими); давать каждому возможность высказаться; делать достаточные перерывы (если встреча продолжается дольше 90 минут). Но наиболее важен фундамент — ясная цель встречи и вашей роли в ней. 

Встречи необходимы, когда вы не хотите ничего делать.

— Дж. К. Гелбрейт

Встречи и имейлы

Неэффективные встречи порождают другие неэффективные привычки, как например бесполезные имейлы. “Я не уверен в том, что мы решили на встрече по проекту в условиях нашей стратегии продвижения. Может ли кто-то прояснить это для меня?”. Неэффективные имейлы порождают неэффективные встречи. “Нам нужно встретиться снова, чтобы прояснить, о чем была наша последняя встреча и кто, что и когда будет делать”. Чем больше вы позволяете подобное поведение, тем больше зыбучий песок засасывает вас. 

Если ваши встречи не заканчиваются коллективным вздохом “Вау, отличная встреча!”, нужно внести изменения. Начните с прояснения цели с намерением сделать ценный вклад и посмотрите, что будет.