Как быстро очистить входящую почту после отпуска
Майк Штенберг, Head of Digital Marketing в Siemens AG, многолетний пользователь GTD®, внедрил систему в нескольких командах.
Всем знакома ситуация, когда после возвращения из отпуска обнаруживаешь во входящих электронной почты сотни непрочитанных писем. И не только их, а поскольку все, кажется, только и ждали вашего возвращения, новые письма быстро появляются над уже имеющимися, и попытки хоть как-то приблизиться к нулю входящих в первые недели постоянно натыкаются на препятствия. Вся расслабленность недавнего отдыха улетучивается вмиг.
Этим летом я попробовал кое-что новое. Попытался минимизировать напряжение и вернуться к пустому инбоксу как можно скорее. Я создал очень простое правило, согласно которому каждое входящее письмо немедленно отправлялось из Входящих в папку под названием “Отпуск”. Это помогло мне противостоять искушению “случайно” проверить почту во время пребывания на пляже и выбросить из головы все, помимо отдыха. Это небольшое изменение, но для меня оно сработало, поскольку требовало осознанного решения доскроллить до папки “Отпуск”, чтобы что-то прочесть.
По возвращении в офис я увидел перед собой пустой инбокс. Какое счастье! Отменив правило, вы сразу же получаете всю почту, которую можете легко обработать по стандартной 5-шаговой процедуре GTD.
Так что же делать с папкой “Отпуск”? Игнорировать — не мой вариант.
В первый рабочий день после отпуска я зарезервировал в своем календаре 30 минут, чтобы очистить эту папку в ноль. Отсортировав по отправителю или беседе, я за несколько секунд избавился от информационных рассылок, запросов LinkedIn и переписок, которые не содержат следующих действий или проектов (с помощью CTRL+D в заголовке ленты беседы). Письма, которые требуют реакции или содержат действия, отправляются назад во Входящие для последующей обработки.
Это может выглядеть утопией, но я действительно справился с парой сотен писем примерно за 30 минут. Я переместил около 10-15 писем назад во Входящие и уже отсюда легко обработал их в свою систему на соответстующие проекты и следующие действия.
Профессиональная рекомендация: если вы осмелитесь, то можете также настроить автоматический ответ “out of office” так, что отправитель вынужден будет отправить свое письмо вам еще раз, когда вы вернетесь, если тема будет еще актуальной. Для тем, требующих незамедлительного внимания, вы можете указать, что доступны для связи посредством текста (если хотите). Это прикроет вас, если вы выберете игнорировать папку “Отпуск” до своего возвращения. По моему опыту, беседы в организации чаще всего удаляются от первоначального вопроса, и спустя две недели уже никаких действий не требуется.
Через несколько дней после возвращения из отпуска я подтвердил успешность своего эксперимента. Я смог нарастить скорость до полной с намного меньшим стрессом, чем в предыдущие годы, и сохранить преимущества отдохнувшего разума для решения старых рабочих вопросов.
Перевод оригинальной статьи https://www.next-action.co.uk/2019/09/05/how-to-speed-clean-your-inbox-after-vacation/
