GTD в організаціях: переваги та складнощі
Незважаючи на те, що Getting Things Done по суті є індивідуально спрямованим управлінським методом, все більше і більше організацій, компаній і команд намагаються впровадити культуру GTD у лави своїх співробітників. Це може здатися очевидним: коли кожен співробітник насолоджується станом ясності та контролю стосовно своєї роботи, колективні результати значно від цього виграють.
Переваги колективного застосування GTD
GTD-консультант Майкл Доланд підтверджує, що, коли група людей колективно використовує GTD, це позитивно позначається як мінімум на трьох сферах:
- Підзвітність. Той, хто використовує GTD, бере на себе відповідальність за свої зобов’язання і має більше контролю, обираючи наступну задачу для виконання. Коли GTD досягає певного рівня майстерності всередині організаційної культури, кожен член групи знає, що запит в інбоксі колеги отримає належну увагу в належний час. Підзвітність веде до високого рівня довіри між колегами, а це ключовий фактор для формування продуктивного робочого середовища. Навіть відкрите робоче середовище може стати продуктивним, якщо кожен знає негласні домовленості, якими всі керуються.
- Концентрація. Основний принцип GTD — поміщати все, що привертає нашу увагу, до надійної системи зберігання, поза головою. Таким чином, наш мозок очищується і позбавляється необхідності відволікатися на всю інформацію, впливу якої ми піддаємося сьогодні (пошта, блоги, соцмережі тощо). Коли немає необроблених речей і все знаходиться під контролем, наша здатність концентруватися на теперішньому досягає 100%. GTD дозволяє нам концентруватися на результатах і наступних діях і оберігає нас від реактивності. Коли таку здатність концентруватися мають всі в групі, досягнення результатів відбувається швидше і з меншим стресом.
- Адаптивність. Щоб бути конкурентними сьогодні, важливо знати як і бути здатними адаптуватися до змін. GTD забезпечує людину здатністю знати, як працювати і управляти незапланованим, переглядати пріоритети і швидко відновлювати баланс при зміні обставин. Коли члени команди практикують GTD, вони розвивають більше відчуття перспективи і контролю, які ведуть до вміння успішно реагувати на несподіванки.
Коли ці результати закріплюються в організаційній культурі, і менеджери, і члени команд упевнені в тому, що кожен буде робити те, що повинен, тоді, коли потрібно.
Складнощі у сьогоднішніх організаціях
Пітер Друкер, батько менеджменту, впевнений, що ключова навичка людини, зайнятої розумовою працею, — бути здатною визначати свою роботу (Яка задача?). Девід Аллен, засновник GTD, переконаний, що це ще й мета-навичка, тобто навичка, яка покращує і розширює усі інші компетенції.
Однак впровадити культуру GTD у сьогоднішніх організаціях не так вже й просто. Головна причина в тому, що GTD робить великий акцент на розділеному лідерстві, а це викликає величезний опір у більшості традиційних менеджерів.
Відповідно до філософії адаптивності, опортунізму і самоорганізації, яка властива GTD, людина, яка найбільш схильна до виконання задачі, повинна буде взяти на себе зобов’язання виконати її (тягнути) на противагу традиційному призначенню задач (штовхати). Системи, які “тягнуть”, переважають у всіх видах організацій: виробництво запчастин (метод оперативних поставок Toyota), менеджмент проектів (методології Agile), розробка ПЗ (Extreme Programming, Kanban) і навіть створення компаній (Lean Startups).
Можна з упевненістю сказати, що деякі елементи GTD потрібно підлаштовувати до організаційного середовища. Для сприяння координації між членами команди частина персональної інформації має бути доступна решті команди. Таким чином, при опрацюванні дії кожна людина повинна буде вирішувати, чи є ця інформація особистою чи спільною з організацією.
Спільна система довідкової інформації дозволить будь-якому члену команди швидко, за кількома ключовими словами, знаходити інформацію. Спільний календар дозволить розміщувати колективні заходи без шкоди для персональних зобов’язань. Колективні інструменти на зразок брейштормінга або майндкарт допоможуть більш ефективно планувати проекти.
Листок очікування стане спільним сховищем дій для вибору першою вільною людиною з необхідними знаннями. Для заохочення їх виконання можна наділяти ці дії певною вагою, що позначає якийсь вид винагороди тому, хто нарешті їх виконає. Невиконані дії дадуть відповіді на питання про можливу неефективність формування команди або планування проекту.
Висновок
З організаційного погляду, GTD може бути ефективним методом для того, щоб побачити нові проблеми і можливості, які постійно виникають (управління талантами, прийняття рішень, нові технології, конкуренція тощо), тому що він дозволяє співробітникам брати відповідальність за те, що вони роблять, концентруватися на своїй роботі та адаптуватися до змін.
Багато компаній проводять для своїх співробітників тренінги з GTD, щоб впровадити GTD-спрямовану культуру. Зазвичай вони починають з проведення обмежених у часі експериментів у маленьких групах співробітників-добровольців. Так вони можуть вимірювати результати, перш ніж відмовитися від класичної фрази у своїй корпоративній культурі: “Коли відповідальність несуть всі, її не несе ніхто”.
