Чому GTD потрібна віддаленим командам?
Більшість методологій продуктивності побудовані на приблизно одній і тій самій ідеї: навмисні процеси допомагають досягати цілей. І немає методу, який би пояснював це чіткіше, ніж Getting Things Done® (GTD®) Девіда Аллена. Навіть у назві: використовуй цей метод — і зможеш впорядкувати свої справи.
Налаштування робочих процесів GTD для себе і своєї команди допомагає привнести порядок і ясність у ці процеси. Працюєте ви над важливими задачами, плануєте наступний проєкт чи намагаєтеся впоратися із поточними можливостями своєї команди, GTD допомагає вам знайти найкращий підхід.
Використання GTD для налаштування командних робочих процесів також допомагає вашій команді мислити більш холістично щодо їхнього внеску у вашу компанію. Це сприяє розвитку культури командної згуртованості, яка враховує вплив кожного на великі цілі компанії та підтримує рух кожної людини до єдиної цілі. Робочі процеси GTD створюють потужний двигун продуктивності команди.
Getting Things Done® (GTD®) була розроблена як метод особистої продуктивності, але з правильними інструментами його також можна легко застосовувати для взаємодії команди.
Тож як побудувати робочий процес GTD для віддаленої команди? Просто!
Почнімо.
Що таке Getting Things Done® (GTD)?
Getting Things Done® (GTD) — це методологія продуктивності, розроблена відомим консультантом із продуктивності Девідом Алленом і вперше висвітлена у 2001 році у його книзі “Як впорядковувати справи: Мистецтво продуктивності без стресу”. Це система тайм-менеджменту для кращої організації та управління щоденними зобов’язаннями.
“Getting Things Done® є методологією особистої продуктивності, яка змінює ваш підхід до життя і роботи”.
Розроблена початково як система особистої продуктивності GTD використовує висхідний підхід, який легко адаптується для команд, так само, як і для окремих людей. Визначаючи систематичний процес мозкового штурму, дослідження, організації та впровадження нових ідей, GTD дає віддаленим командам інструменти, потрібні для креативності та підтримання звичок продуктивної роботи.
Як і чому працює Getting Things Done® (GTD)
Метод Getting Things Done ґрунтується на п’яти ключових положеннях, кожне з яких розроблене, щоб допомогти вашій команді мислити холістично стосовно щоденних задач та обов’язків. Слідування цьому п’ятикроковому процесу спрощує визначення нових проєктів, виконання окремих задач і розмірковування над усією роботою, яку виконує ваша команда.
Повний облік продуктивності вашої команди також допомагає визначати потенційні питання, перш ніж вони стануть проблемами. Це особливо важливо для віддалених команд, які потребують більшої спрямованості на способи взаємодії для перебування на одній хвилі.
П’ять положень Getting Things Done
Getting Things Done® (GTD)® будується на п’яти кроках: збір, з’ясування, організація, огляд, виконання.
Збір. На цьому етапі ви визначаєте усе, що входить до проєкту, і записуєте це в документ. Сприймайте це як сесію мозкового штурму.
З’ясування. Коли ви задокументуєте результати мозкового штурму, настане час вирішувати, які ідеї є цінними і легко втілюваними. Тут ви оновлюєте вимоги до команди. Переважно ви запитуєте себе: “чи [моя ідея] потребує дій?”.
Організація. Коли ви зрозуміли, що є цінним і потребує дій, стає легше організувати і пріоритезувати свою роботу більш ефективно. На цьому етапі ви створюєте задачі та призначаєте їх команді.
Огляд. Методологія GTD працює шляхом постійного переоцінювання задач для відновлення контексту і внесення коректив. Таким чином, це схоже на метод пунктового нотатника.
Виконання. Тепер, коли все на місці, ви спроможні впевнено виконувати задачі та просувати проєкт командно.
Робочий процес GTD для стартапів
Кожен із цих кроків будується на попередньому, щоб допомогти вам систематизувати спосіб вашого мислення щодо прийдешніх задач або проблем. Ось приклад того, як цей процес може виглядати, якщо компанія є стартапом з віддаленою, розпорошеною командою, яка займається розробленням нових функцій для продукту і клієнтів.
Збір. Для початку ви проводите мозковий штурм з командою розробників. Під час цієї сесії ви складаєте документ, який містить думки та ідеї кожного члена команди стосовно нових функцій. Коли всі ці ідеї зібрані на папері, настає час вирішувати, які функції є корисними для клієнтів і водночас здійсненними для вашої команди.
З’ясування. Скажімо, ви зупинилися на трьох: додавання підзадач, використання тегів та впровадження темного фону. Беручи за основу дослідження поведінки користувачів і фідбек команди, додавання підзадач має найбільшу миттєву цінність і діяльнісну функцію.
Організація. На цьому кроці ви активно призначаєте задачі команді, розподіляючи роботу, необхідну для розроблення нової функції, на прийнятні блоки для кожного прийдешнього спринту.
Огляд. Під час призначення задач важливо поміркувати над можливостями кожного члена команди, щоб упевнитися, що вся робота буде успішно виконана. Отримайте фідбек від кожного члена команди щодо їхніх задач, щоб знати, коли необхідно надати додатковий контекст.
Виконання. Коли ви закінчили огляд необхідної роботи і організували її у спосіб, оптимальний для кожного залученого, ви можете починати виконувати індивідуальні задачі. Коли ви систематично думаєте про те, як ваша команда просувається із проєктом, виникає робочий процес GTD, який всім полегшує впорядкування роботи. Але на цьому цикл не завершується — перевіряйте ключові точки взаємодії протягом процесу, щоб поміркувати і реорганізувати, спираючись на поточні потреби і обмеження вашої команди. Якщо ви завершили блок підзадач, який змінив напрямок проєкту, краще дізнатися про це раніше на спринті, ніж пізніше коригувати очікування.
Мірою того, як ви почуватиметеся більш комфортно у цьому процесі, налаштування робочих процесів GTD ставатиме для команди простішим.
Як побудувати робочий процес GTD для віддаленої команди
Застосування методу GTD до командної взаємодії найкраще працює, коли кожен від початку робить свій внесок у робочий процес GTD. Getting Things Done за своєю суттю є висхідним методом продуктивності, тому внесок команди з часом веде до кращих результатів і підвищеної продуктивності. Процес побудови цих робочих процесів тренує працівників міркувати більш холістично щодо управління задачами і планування проєктів.
Ранній внесок команди також полегшує сприйняття нових процесів і підлаштування робочого процесу GTD до конкретних потреб кожної людини. Індивідуальне проходження через кожне положення працює як підсилювач систематичного мислення всередині команди.
Створення робочого процесу GTD допомагає визначати процеси, які ви будете використовувати для нових продуктів і функцій і в майбутньому. Він збільшує залученість у весь процес створення продукту — від мозкового штурму нових ідей до ретроспективи. Коли кожен член вашої команди розуміє причину кожного рішення, таке збільшене залучення веде до більшої підзвітності та довіри.
Робочий процес GTD допомагає віддаленим командам впорядковувати справи
Коли ви налаштовуєте робочий процес GTD для своєї команди, це допомагає їм міркувати холістично щодо впливу їхньої роботи як на команду, так і на клієнтів. Це систематичний підхід, який вбудовує усвідомленість і намір у кожну дію, яку люди виконують протягом дня.
Продуманість не тільки в тому, як ви міркуєте про проблеми, а й в тому, як їх вирішувати і працювати над ними, робить вашу команду більш ефективною. Ця збільшена ефективність допомагає вам розробляти продукти швидше і підтримує залученість команди у роботу, яку вона виконує. Це також збільшує підзвітність та видимість, що є навіть важливішими для віддалених команд.
За матеріалами https://www.taskade.com/blog/gtd-workflow-distributed-remote-teams/
