Зачем, ну зачем, ну зачем?

Мир сильно изменился с тех пор, как Дэвид Аллен создал свою методологию и написал первое издание книги “Как привести дела в порядок”. Персональные органайзеры заменили ноутбуки, карманные компьютеры — смартфоны, факсы — электронная почта, а множество встреч — еще большее количество встреч! 

Так же, как сервисы мгновенных сообщений снизили планку готовности побеспокоить коллег, так же и видеовстречи привели к тому, что не осталось ни одного неприкосновенного от встреч момента.  

Я уже писал, почему мы не рекомендуем забивать весь день/неделю/рабочую жизнь встречами, и давал рекомендации, как защитить время для работы с лучшими GTD® практиками. Это все еще так — вам нужно достаточно качественного, свободного от встреч времени, чтобы позволить GTD работать, а вам приводить свои дела в порядок. 

Я, как никогда, обнаруживаю, что ежедневники людей забиты с утра до вечера. Чем думать “зачем, ну зачем, ну зачем так много встреч”, я рекомендую использовать “зачем” больше в отношении самих встреч.     

Первое: “зачем” вам эта встреча? Я недавно работал с одним опытным GTD-шником, он топ-менеджер в своей организации. Его ассистент настаивал, чтобы каждый, кто просит о встрече, сначала присылал “желаемый результат” встречи и повестку. Если ваш пост не настолько высок, чтобы быть таким строгим с коллегами, все равно этот вопрос хорош, чтобы задать в какой-то момент. Точно так же, как при использовании желаемых результатов в качестве перечня Проектов, он дает всем понять, что означает “выполнено”, и тогда встреча может закончиться быстрее, чем предусмотрено в календаре.  

Если вы видите, что встреча не идет к получению желаемого результата, почему бы не применить Модель естественного планирования? Вам не нужно четко заявлять: “А сейчас мы используем Модель естественного планирования из GTD”, лучше просто провести людей по шагам, начиная с “зачем” мы это делаем, какова цель? Поскольку это Модель “естественного” планирования, вы обнаружите, что люди “естественно” продвигаются по шагам. Попросите их определить цель и подумать о принципах, и они “естественным образом” начнут говорить о видении и бешеном успехе, и вскоре будут брейнштормить все подходящее. Попробуйте, посмотрите и увидите, насколько хорошо это работает. Вы усвоите и насладитесь процессом, а встреча будет более успешной.    

Многие люди пытаются быть многозадачными в течение дня, отправляя имейлы и проверяя телефоны во время встреч. Когнитивная наука постоянно доказывает, что это наносит вред нашей продуктивности, нашему мозгу и уровню стресса. Наш мозг совсем не так хорош в многозадачности, как мы себе представляем. Никто не может думать две мысли одновременно, никто не может слушать одно, а думать или писать о другом. В таком случае наш мозг просто переключает каналы, это нас утомляет, замедляет и заставляет совершать ошибки. Одно из преимуществ GTD — она помогает нам удерживать наше внимание на текущей задаче, освобождая мозг от других отвлекающих факторов. Наша цель с GTD — быть осмысленно вовлеченными в то, чем мы заняты. Если вы считаете, что встреча не так уж важна для вас, спросите, “зачем” вы здесь?      

Когда неGTD-шники пишут список задач, они, скорее всего, пытаются собирать, обрабатывать и организовывать одновременно, и это не работает — в итоге получается хаотичный список “барахла”. Это еще один пример попытки быть многозадачным. Предоставление себе пространства только собирать, зная, что мы обработаем и организуем это позже в свою GTD систему, позволяет нам концентрироваться и вовлекаться во встречу надлежащим образом. “Зачем” делать заметки во время встречи? Чтобы держать мозг свободным для сконцентрированности на теме обсуждения и быть способным обработать после встречи все обязательства, которые взяли вы или другие.   

Если вы готовы к встречам, имеете четкий желаемый результат и стабильную повестку того, что хотите обсудить, это может быть отличным способом привести свои дела в порядок. Являться только потому, что календарь говорит вам “присоединиться сейчас”, не понимая “зачем”, будет наверняка пустой тратой вашего и чужого времени. 

Джеймс Харвуд, Next Action Associatesавав