Девід Аллен

Занадто багато зустрічей?

Разом із кількістю електронної пошти надлишок зустрічей сьогодні є головною скаргою працівників розумової праці.

Проте, зустрічі можуть бути дуже ефективними і навіть критично важливими для виконання значущої роботи. Було б цікавим експериментом скасувати всі зустрічі й подивитися, що буде. Чого нам буде не вистачати? Який негативний ефект ми відчуємо? Які можливості залишаться нерозпізнаними?

Яка мета?

Такий експеримент дав би нам розуміння, із чого складається конструктивна і значуща зустріч. Просто уявивши експеримент, ви виявите ключовий компонент ефективних зустрічей — мету. Істотне питання, щоб відповісти на нього на початку будь-якої зустрічі: “Чого ми хочемо досягти тут і протягом якого часу?”. Якщо мета незрозуміла, ні у кого немає достатнього критерію для спрямування і відстеження подальшої розмови, як немає й інформації, чи потрібно йому / їй у ній брати участь. Отже, крок перший — переконайтеся, що мета кожної зустрічі зрозуміла.

Припускаючи, що мета зустрічі зрозуміла, наступне, про що варто подумати: яка мета моєї присутності тут? Що є моєю роботою? Які мої ролі та обов’язки в ній? Як ця зустріч співвідноситься з цим контекстом? Якщо зустріч дійсно співвідноситься і залучає ваші обов’язки, залиштеся і беріть участь. Якщо немає, відмовтеся.

З огляду на те, що багато компаній прагне до корпоративної культури співробітництва, відмова від зустрічі може здатися безсоромним актом протесту і зневаги. Але перш ніж погодитися, виділіть дві хвилини на визначення мети зустрічі та причини, чому вас там чекають. Ви можете поставити це питання дуже тонко і ввічливо, наприклад: “Я хочу робити свій внесок у зустрічі максимально ефективно, тому мені хотілося б зрозуміти бажаний результат зустрічі та чи можу і як я цьому допомогти”.

Якщо мета зустрічі зрозуміла, повинна бути зрозумілою і необхідність вашої участі. Якщо ні, ви можете отримати ясність подальшим дослідженням. Підходьте до таких розмов із наміром внести цінність у значущі зустрічі, а не ухилятися від зустрічей в цілому. Намагаючись знайти ясність і бажаючи бути ефективним у тому, як ви проводите свій час, ви можете вплинути на колег і разом допомагати своїй організації більш розумно використовувати ресурси.

Найкращі практики проведення зустрічей

Існує багато найкращих практик для проведення хороших зустрічей, наприклад, складати повістку; стежити, чи дотримуються її; стежити за рішеннями і наступними діями (і чиїми); давати кожному можливість висловитися; робити достатні перерви (якщо зустріч триває довше 90 хвилин). Але найбільш важливий фундамент — зрозуміла мета зустрічі та вашої ролі в ній.

Зустрічі необхідні, коли ви не хочете нічого робити.

— Дж. К. Гелбрейт

Зустрічі та імейли

Неефективні зустрічі породжують інші неефективні звички, як наприклад даремні імейли. “Я не впевнений у тому, що ми вирішили на зустрічі за проектом в умовах нашої стратегії просування. Чи може хтось прояснити це для мене? “. Неефективні імейли породжують неефективні зустрічі. “Нам потрібно провести ще одну зустріч, щоб прояснити, про що була наша остання зустріч і хто, що і коли буде робити”. Чим більше ви дозволяєте подібну поведінку, тим більше сипучі піски засмоктують вас.

Якщо ваші зустрічі не закінчуються колективним зітханням “Вау, відмінна зустріч!”, потрібно впровадити зміни. Почніть із прояснення мети з наміром зробити цінний внесок і подивіться, що буде.