GTD® для команд.

Люди, которые только начинают знакомство с методикой управления делами и жизнью Getting Things Done® (GTD®) или те, кто интересуются, применима ли она к работе организаций, постоянно задают один и тот же вопрос: работает ли GTD® для команд? Первоначальное знакомство с методикой фокусируется в основном на принципах самоуправления и оптимальных инструментах для индивидуального использования. Поэтому возникает непонимание, как связать персональную продуктивность с успешностью всей команды. 

На самом деле методы GTD® в равной степени применимы к командам и даже к целым организациям. Пять шагов — сбор, обработка, организация, обзор, выполнение — это именно то, что делают успешные команды для удержания контроля и фокуса над делами. 

Делюсь с вами ключевыми мыслями по этой теме, которые обсуждались на внутреннем всемирном портале сертифицированных партнеров и тренеров GTD®. 

Что делают лучшие команды?

• Системно распознают, чем занято внимание всей команды (сбор).
• Определяют, на чем должна концентрироваться команда для получения успешных результатов (обработка).
• Имеют четкий перечень проектов и действий с указанием ответственных за них людей (организация).
• Проводят обзор проектов для понимания реального состояния дел команды и фокусировки на актуальном (обзор).
• Все члены команды несут ответственность за выполнение необходимых действий по своим личным задачам (выполнение).     

Чем отличается применение GTD® командами по сравнению с индивидуальным использованием?

• Команде необходим Owner. Это очевидно при индивидуальном использовании, когда работают на себя, но не всегда для команд.
• Команде нужна ясная цель. Именно цель делает вас командой, и именно ее отсутствие создает напряжение в определении результатов работы. При индивидуальном применении GTD® изначальный фокус — получить операционный контроль над всем, что попадает в поле зрения. А прояснение цели/-ей становится дополнительной ценностью.
• Команда не обязательно должна определять следующие действия по своим задачам и проектам до того, как по ним будут назначены ответственные лица. Индивидуальный же пользователь должен определить свои следующие действия для всего, что находится в зоне его внимания или назначено для него командой, чтобы завершить мыслительный процесс и получить ясность.   

Работу команды делают люди. Так же как вы не можете сделать проект без совершения действий, ведущих к результату, так же и команда не может сделать что-либо как команда без людей, вовлеченных в совершение необходимых действий. То есть, если в команде находятся люди, обученные GTD®, общий уровень эффективности команды существенно повышается. И особенно, если GTD® освоил лидер команды и может управлять контролем и фокусом команды наиболее эффективно.      

Можете ли вы научить команду читать? Нет. Но нужны ли команде люди, умеющие читать? Конечно. Можете ли вы обучить команду GTD®? Команда как группа может знать об оптимальных методах сбора, обработки, организации, обзора и выполнения и применять их в некоторой степени. Но если кто-либо из членов команды не интегрирует в свою работу методы GTD®, страдать будет вся команда. Кстати, team building часто проводится для того, чтобы попытаться залатать факапы отдельных людей, не сильно уделяющих внимание самоорганизации. 

Избыток писем и встреч часто становится бедствием для “боевого” духа и согласованности команды. Неоптимальная организация работы стимулирует еще большее количество встреч и писем. И ничто из этого не решает проблемы, а только “убивает” время, энергию и моральный настрой. Команда людей, обученных GTD®, остается сфокусированной на результатах и действиях как на встречах, так и в процессе коммуникации.

Open spaces, хоть и созданы из лучших побуждений, часто являются крайне непродуктивными пространствами. Люди используют физическую доступность других как способ избежать четкой и продуманной коммуникации в системе, а также легко отвлекают людей и отвлекаются сами от реальной работы. В open spaces в стиле GTD® люди работают быстро и тихо в непринужденной и комфортабельной атмосфере. 

Командная работа может быть феноменальной в своей продуктивности. Когда две или более головы собираются вместе, столько всего крутого может родиться! И чем яснее мыслит и полностью присутствует на встречах каждый член команды, тем больше вероятность, что вместе они достигнут большего. Однако команда сама по себе не делает людей четкими и присутствующими. Это делает GTD®.

Популярность GTD® растет пропорционально увеличению интереса к Six Sigma, Kanban, Lean, Agile, Scrum и подобным проджект-менеджмент и организационным системам. Авторитетный Манифест Agile был опубликован спустя месяц после того, как вышло первое издание книги “Как привести дела в порядок” (февраль 2001). В то время как эти методики значительно улучшают процессы и результаты организаций, GTD® обеспечивает финальный кусочек пазла для их успешного внедрения, оснащая людей оптимальными техниками, необходимыми для проведения изменений — интеграции новой информации, переформатирования деятельности, сфокусированности. 

Все, с кем мы сотрудничаем и кто имеет значительный опыт работы с любой из этих методик, утверждают, что GTD® полностью им соответствует и активизирует их внедрение. 

Ведущий исследователь и сертификатор в этих новых подходах организации работы охарактеризовал GTD® как “Lean для мозга”. Так и есть, никакого “убивания” времени. 

Техническая сторона командной работы с GTD®

Для содействия командной работе и командной продуктивности были разработаны многочисленные приложения. Начиная от CRM систем (например, Salesforce) и заканчивая совместным управлением проектами, действиями и отчетностью (например, Asana). Они могут быть очень функциональными до тех пор, пока существуют четкие инструкции по их использованию и все участники им следуют. Однако эти системы становятся проблемой, когда структура организации настолько гибкая, что инструкции интерпретируются вольно, а правила использования не соблюдаются строго. Если такие приложения используются и ожидается участие каждого члена команды, GTD® сильно облегчает всем участникам процесс определения, насколько они могут доверять групповому ПО в плане получения напоминаний по проектам и действиям и насколько они должны при этом продолжать отслеживать действия в своих персональных системах. 

Подобно тому, как team building пытается усилить командную продуктивность, однако не справляется с исправлением индивидуальных действий членов команды, внедрение командного ПО чаще всего не повышает командную продуктивность и даже мешает ей. 

ПО работает, когда информация на входе четкая, своевременная и полная, а инструкции использования хорошо прописаны и приведены в исполнение. Вызовами здесь могут стать: 1) определение, кому принадлежат результаты; 2) понимание всеми участниками ответственности за надлежащее взаимодействие с системой; 3) проведение обзора содержания по необходимости нужными людьми в нужное время; 4) доверие всех участников системе и процессу ее использования. Если все члены команды практикуют GTD®, можно быть уверенными, что это произойдет. 

Этот материал также доступен на украинском

Пройдите несложный тест GTD—Q®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой