GTD® для команд.

Люди, які тільки починають знайомство з методикою управління справами і життям Getting Things Done® (GTD®) або ті, хто цікавляться, чи застосовна вона до роботи організацій, постійно ставлять одне і те саме питання: чи працює GTD® для команд? Перше знайомство з методикою фокусується в основному на принципах самоорганізації і оптимальних інструментах для індивідуального використання. Тому виникає нерозуміння, як зв’язати персональну продуктивність з успішністю всієї команди.

Насправді методи GTD® рівною мірою застосовні до команд і навіть до цілих організацій. П’ять кроків — збір, з’ясування, організація, огляд, виконання — це саме те, що роблять успішні команди для утримання контролю і фокусу над справами.

Ділюся з вами ключовими думками з цієї теми, які обговорювалися на внутрішньому всесвітньому порталі сертифікованих партнерів і тренерів GTD®.

Що роблять найкращі команди?

• Системно розпізнають, що потребує уваги всієї команди (збір).
• Визначають, на чому повинна концентруватися команда для отримання успішних результатів (з’ясування).
• Мають чіткий перелік проектів і дій із зазначенням відповідальних за них людей (організація).
• Проводять огляд проектів для розуміння реального стану справ команди і фокусування на актуальному (огляд).
• Усі члени команди несуть відповідальність за виконання необхідних дій за своїми особистими завданням (виконання). 

Чим відрізняється застосування GTD® командами у порівнянні з індивідуальним використанням?

• Команді потрібен Owner. Це очевидно при індивідуальному використанні, коли працюють на себе, але не завжди для команд.
• Команді потрібна чітка мета. Саме мета робить вас командою, і саме її відсутність створює напругу у визначенні результатів роботи. При індивідуальному застосуванні GTD® початковий фокус — отримати операційний контроль над усім, що потрапляє до поля зору. А прояснення мети стає додатковою цінністю.
• Команда не обов’язково повинна визначати наступні дії за своїми завданнями і проектами до того, як по них будуть призначені відповідальні особи. Індивідуальний же користувач повинен визначити свої наступні дії для всього, що знаходиться в зоні його уваги або призначено для нього командою, щоб завершити розумовий процес і отримати ясність.

Роботу команди роблять люди. Так само як ви не можете зробити проект без вчинення дій, що ведуть до результату, так само і команда не може зробити що-небудь як команда без людей, залучених до вчинення необхідних дій. Тобто, якщо в команді знаходяться люди, навчені GTD®, загальний рівень ефективності команди суттєво підвищується. І особливо, якщо GTD® освоїв лідер команди і може керувати контролем і фокусом команди найбільш ефективно.

Чи можете ви навчити команду читати? Ні. Але чи потрібні команді люди, які вміють читати? Звісно. Чи можете ви навчити команду GTD®? Команда як група може знати про оптимальні методи збору, з’ясування, організації, огляду і виконання і застосовувати їх деякою мірою. Але якщо хто-небудь із членів команди не інтегрує в свою роботу методи GTD®, страждати буде вся команда. До речі, team building часто проводиться для того, щоб спробувати залатати факапи окремих людей, які не приділяють велику увагу самоорганізації.

Надлишок листів і зустрічей часто стає лихом для “бойового” духу та узгодженості команди. Неоптимальна організація роботи стимулює ще більшу кількість зустрічей і листів. І ніщо з цього не вирішує проблеми, а лише “вбиває” час, енергію і моральний настрій. Команда людей, навчених GTD®, залишається сфокусованою на результатах і діях як на зустрічах, так і в процесі комунікації.

Open spaces, хоч і створені з кращих спонукань, часто є вкрай непродуктивними просторами. Люди використовують фізичну доступність інших як спосіб уникнути чіткої і продуманої комунікації в системі, а також легко відволікають людей і відволікаються самі від реальної роботи. У open spaces в стилі GTD® люди працюють швидко і тихо в невимушеній і комфортабельній атмосфері.

Командна робота може бути феноменальною у своїй продуктивності. Коли дві або більше голови збираються разом, стільки всього крутого може народитися! І чим чіткіше мислить і повністю присутній на зустрічах кожен член команди, тим більша ймовірність, що разом вони досягнуть більшого. Однак команда сама по собі не робить людей чіткими і присутніми. Це робить GTD®.

Популярність GTD® зростає пропорційно збільшенню інтересу до Six Sigma, Kanban, Lean, Agile, Scrum і подібних проджект-менеджмент і організаційних систем. Авторитетний Маніфест Agile був опублікований через місяць після того, як вийшло перше видання книги “Як привести справи до ладу” (лютий 2001). У той час як ці методики значно покращують процеси і результати організацій, GTD® забезпечує фінальний шматочок пазла для їх успішного впровадження, оснащуючи людей оптимальними техніками, необхідними для проведення змін — інтеграції нової інформації, переформатування діяльності, сфокусованості.

Усі, з ким ми співпрацюємо і хто має значний досвід роботи з будь-якою з цих методик, стверджують, що GTD® цілком їм відповідає і активізує їх впровадження.

Провідний дослідник і сертифікатор у цих нових підходах організації роботи охарактеризував GTD® як “Lean для мозку”. Так і є, ніякого “вбивання” часу.

Технічний бік командної роботи з GTD®

Для сприяння командній роботі та командній продуктивності були розроблені численні програми. Починаючи від CRM систем (наприклад, Salesforce) і закінчуючи спільним управлінням проектами, діями і звітністю (наприклад, Asana). Вони можуть бути дуже функціональними доти, поки існують чіткі інструкції щодо їх використання та всі учасники їм слідують. Однак ці системи стають проблемою, коли структура організації настільки гнучка, що інструкції інтерпретуються вільно, а правила використання не дотримуються суворо. Якщо такі додатки використовуються і очікується участь кожного члена команди, GTD® сильно полегшує всім учасникам процес визначення, наскільки вони можуть довіряти груповому ПЗ в плані отримання нагадувань по проектах і діях і наскільки вони повинні при цьому продовжувати відслідковувати дії в своїх персональних системах.

Подібно до того, як team building намагається посилити командну продуктивність, однак не справляється з виправленням індивідуальних дій членів команди, впровадження командного ПЗ найчастіше не підвищує командну продуктивність і навіть заважає їй.

ПЗ працює, коли інформація на вході чітка, своєчасна і повна, а інструкції використання добре прописані та приведені у виконання. Викликами тут можуть стати: 1) визначення, кому належать результати; 2) розуміння усіма учасниками відповідальності за належну взаємодію з системою; 3) проведення огляду вмісту в разі потреби потрібними людьми у потрібний час; 4) довіра всіх учасників системі та процесу її використання. Якщо всі члени команди практикують GTD®, можна бути впевненими, що це відбудеться. 

цей матеріал також доступний російською

Пройдіть нескладний тест GTD-Q®. Дізнайтеся наскільки добре ви ладнаєте з контролем та перспективою