Дэвид Аллен

Как руководителю продуктивно взаимодействовать со своим ассистентом?

Учитывая уже имеющийся опыт совместной работы, предпочтения в стиле работы и индивидуальные особенности личностей с обеих сторон, каждое взаимодействие руководителя и ассистента будет уникальным. Тем не менее, цель остается единой — эффективное и продуктивное использование времени друг друга.  Поделюсь с вами тремя базовыми принципами, которые помогут этой цели достичь. 

Первым фактором продуктивной работы с кем бы то ни было, и особенно с ассистентом, является четко определенный и стабильно поддерживаемый порядок взаимодействия. Независимо от того, насколько хорош и надежен ваш ассистент, должно быть по-настоящему ясно, за кем из вас — вами или ним/ней — выполнение следующего действия в конкретном вопросе, на чьей стороне мяч. Пример одного из наибольших источников фрустрации — это недостаток безупречной ясности, ассистент или босс предпринимает следующее действие для организации поездки. “Но я думал, что ты сделаешь это!”. Знакомо? Поддержание личной самоорганизации руководителя становится особенно важным, когда рядом есть человек, зависящий от вашей коммуникации, и которому вы можете переадресовать задачу. Каждый раз убеждайтесь, что любая коммуникация по любому вопросу, проекту или задаче заканчивается очень конкретным вопросом: какой следующий шаг и кто это делает?

Намного легче управлять взаимодействием, когда коммуникации происходят на бумаге, по электронной или голосовой почте. Хранение входящих сообщений может стать кошмаром, если вы их не контролируете. Однако если вы обрабатываете их должным образом, это позволяет коммуникациям происходить без присутствия другого человека и в вашем собственном ритме. К тому же физический или электронный носитель информации служит триггером или напоминанием о необходимом действии. В этом случае у вас есть возможность выгружать информацию, задавать вопросы и переадресовывать проекты или задачи сразу, как только они у вас появились. Чем более высокий уровень вашего виртуального общения, тем более продуктивными будете и вы, и ассистент.  

Второй принцип, который позволяет улучшить основные недостатки в офисной продуктивности — это возможность работать непрерывно. Если босс беспорядочно прерывает ассистента при любой потребности или возникшей мысли, ассистент тратит вдвое больше времени на завершение какой-либо задачи, а его внимание становится фрагментарным, что в итоге не лучшим образом сказывается на психике.  Прерывание сотрудников должно происходить в исключительных случаях, когда незамедлительная коммуникация действительно необходима. Если вы дадите им эту возможность, они будут делать намного больше за меньшее время. Когда у вас возникнет вопрос для личного обсуждения, запишите его в повестку дня или в список для ежедневной или еженедельной встречи. Такие встречи нужны, чтобы сохранять взаимодействие четким, разрешать чувствительные вопросы и перестраиваться соответственно изменениям в общей стратегии.  

Третий фактор — перестаньте использовать ассистентов для сортировки входящей почты и звонков, за исключением разве что таких простых, вроде “требуется подпись”. В скромной попытке повысить продуктивность ассистенту приходится рассматривать, оценивать и пытаться организовать входящие, а в итоге руководитель в любом случае хочет или должен делать тот же анализ, оценку и организацию, когда все попадает к нему. Руководитель должен сам уметь обрабатывать входящие, чтобы потом не разбирать поступающие комбинации того, что нужно прочитать, просмотреть, перезвонить. Если ваш ассистент умеет и знает, как читать, анализировать и обращаться с входящими, не обращаясь к вам — вам фантастически повезло. И в этом случае вы наверняка захотите максимизировать его способность и полномочия делать это. Но если руководитель все равно должен за этим присматривать, возьмите это на себя, не дублируйте усилия. Конечно, этому есть исключения. Например, если звонков, по которым нужна обратная связь, слишком много, ассистент может отсортировать их в категории “Звонки клиентам”, “Внутренние звонки”, “Личные звонки”. 

Интересно, что чем более дружелюбен руководитель к ассистенту в профессиональном плане, тем больше он использует его для управления проектами вместо простой секретарской работы. Чем более руководитель способен управлять собственной простой, рутинной коммуникацией, тем больше он может задействовать помощника для задач высшего уровня и тем самым уменьшить давление своих обязательств. Если вы до сих пор печатаете двумя пальцами и в целом не сильно подкованы в компьютерной грамоте, повышение скорости набора, знание клавиатуры и основ ПО значительно улучшат коммуникацию и общую продуктивность в вашей команде. Если же вы мобильны и используете новые технологии, убедитесь, что ваш ассистент в равной мере дружит с компьютерами и технологиями. 

И напоследок, самый очевидный и в то же время самый игнорируемый способ выяснить, как лучше всего взаимодействовать с вашим ассистентом, — это  спросить у него. Сделайте специальную встречу с единственной целью — пересмотреть условия вашего взаимодействия — и просто спросите: что мы делаем, что реально работает? Что мы делаем, что не работает настолько хорошо, как могло бы? Как мы можем улучшить это? Что мы делаем, чего мы вообще не должны делать? Регулярно пересматривайте процесс вашего сотрудничества, потому как условия меняются, и то, что работало вчера, сегодня может быть уже устаревшим и неэффективным.  

И если вы действительно хотите иметь хорошего ассистента и взаимодействовать с ним наилучшим образом, покажите ему или ей, как они нужны и ценны. Особенно, когда им это знать совсем необязательно.

Этот материал также доступен на украинском

Пройдите несложный тест GTD—Q®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой