GTD®: Техника освобождения мозга

Очистить собственное сознание – это гораздо полезнее, чем очистить желудок. Так считал когда-то философ Монтень и был прав. Десятки запланированных, но незавершенных дел, которые мы держим в голове, перегружают мозг. Он виснет, тормозит, как компьютер со многими открытыми окнами, эффективность падает, настроение портится, усталость накапливается. Однако существует технология, которая реально позволяет навести порядок в делах и мыслях!

Это GTD® – Getting-Things-Done – «Доведение дел до завершения». Автора методологии Дэвида Аллена журналисты газеты The Guardian в свое время назвали человеком, который призван навести порядок во Вселенной. Порядок и гармония воцарятся только тогда, когда люди будут заниматься тем, что на самом деле приносит им удовольствие. Это, собственно, и есть главная цель методики – помочь человеку успевать делать необходимое, оставляя максимум времени на то, что дарит радость. Кому именно это может быть полезно? Любому, кто живет в ритме мультизадачности: от руководителя крупной корпорации до домохозяйки. Различия GTD® от многих технологий тайм-менеджмента Вячеслав Сухомлинов, глава официального представительства David Allen Company в Украине, сертифицированный тренер по этой методологии, сформулировал так: «Технология затачивает мозг на обработку информации таким образом, что после постановки задачи он почти автоматически настраивается на первый шаг, действие, с которой начнется движение к результату. Именно шаг «действенной» обработки информации, направленной на достижение цели, отличает GTD® от других систем. Следовательно, эта методика позволяет доводить дела до своего логического завершения».

Как освободить свой мозг

Весомый психологический «кит», на котором базируется философия GTD®, заключается в том, что любые жизненные задачи: от продвижения важного проекта до уборки в кладовке – наш мозг воспринимает как не решенные, держит в памяти, провоцирует психическое напряжение до тех пор, пока мы не оформляем эти задачи в конкретные действия. Хотя бы на внешних системах хранения информации. Дело в том, что наше сознание не различает прошлое и будущее. К примеру, вы держите в голове «закладку» о том, что машину на следующей неделе надо отвезти на станцию ​​технического обслуживания, но независимо от сроков (дело не является срочным) сознание назначит этой задаче статус «требует немедленного решения». И пока вы не сделаете техосмотр, задача будет расцениваться мозгом как незавершенная и втихаря съедать тонну психической энергии.

Шаг № 1. Сбор информации. Собирайте информацию, фиксируйте ее в одном месте – там, где ее всегда удобно найти. Записывайте задачи, идеи, дела срочные и не очень, мелкие и крупные – записывайте абсолютно все, на чем фокусируется ваше внимание. Пусть это будет блокнот, приложение в смартфоне или файл в Word, главное, чтобы он всегда был под рукой. Таким образом вы разгружаете мозг от прокрутки деталей выполнения задач, высвобождаете его ресурсы для работы. Даже мелкое и незначительное дело нужно зафиксировать, если вы, конечно, не планируете выполнить его именно сейчас.

Шаг № 2. Обработка и определение дальнейших действий. Главная цель второго шага – обработать информацию, собранную на первом этапе, а именно: решить по каждому пункту – что с ним делать и, если задача требует действия, обязательно определиться с ним. А еще важно видеть главную цель каждого из дел. В этом, между прочим, и заключается секрет производительности – определиться с целью и следующим конкретным шагом к ее достижению. Кстати, если можете делегировать какие-то дела – обязательно делегируйте.

Шаг № 3. Организация: сортировка списков. Списки дел важно рассортировать: например, в календаре пусть хранятся задачи, которые надо выполнить в конкретные сроки. Несрочные и делегированные дела занесите в отдельные файлы и блокноты. Желательно, чтобы списки-напоминания всегда были под рукой. На этом этапе должна появиться уверенность в том, что вы точно ни о чем не забудете.

Шаг № 4. Обзор: обновляйте перечни задач. Перечни дел быстро устаревают: что-то теряет актуальность, что-то переносится на будущее, поэтому каждую неделю просматривайте их. Практика регулярных обзоров задач позволяет найти баланс и понимание, чем именно наполнена ваша жизнь, что надо делать именно сейчас, чтобы достичь цели.

Шаг № 5. Выполнение: действуйте! Четкая обработка и организация значительно снижает уровень стресса, поэтому если вы определились с актуальным делом и конкретным действием для его выполнения – работайте! Ни одна система не сможет переделать дела за вас, поэтому не слишком увлекайтесь составлением списков, а действуйте! И вы реализуете действительно большие проекты.

Собственный опыт

«По методологии GTD® я живу почти 10 лет, – рассказывает Вячеслав Сухомлинов. – За это время я прошел путь от руководителя небольшой сети кафе до исполнительного директора одного из крупнейших ресторанных холдингов в стране. И GTD® я считаю одним из ключевых факторов успеха. Это не значит, что я всегда выбираю правильные решения, нет, я ошибаюсь. Но я трачу меньше времени на процесс обдумывания. А учитывая темп, в котором мы живем сейчас, это большое преимущество. Хотя, пожалуй, главное, чему я научился благодаря GTD® – эффективному взаимодействию с внешним миром и всем, что «валится» мне на голову в нем. Теперь я могу взаимодействовать с окружением с наименьшим стрессом и с наибольшей ясностью. Это способ мышления, который по желанию позволяет быть творческим, сфокусированным на стратегических вопросах, или просто быть здесь и сейчас». 5 лайфхаков от Вячеслава Сухомлинова: Фиксируйте все, что требует вашего внимания. Однако в различные списки. К примеру, в одном – перечень рабочих задач, в другом – домашние дела. Обязательно храните их в одном месте, чтобы всегда были под рукой. Включайте в список проектов все, что требует более двух действий. Не назначайте себе много неотложных задач, используйте списки для несрочных действий. Постоянно проводите просмотр, ревизию дел. Даже если вы считаете себя умным и успешным, помните: всегда есть возможность для совершенствования, развития и уменьшения стресса. Пытливый ум и целеустремленность обычно вызывают выгорание. GTD® поможет этого избежать.

Эта статья была опубликована в журнале Event

Пройдите несложный тест GTD–Q®. Узнайте насколько хорошо вы ладите с контролем и перспективой